Jenis dan fase utama komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis merupakan bagian integral dari kehidupan masyarakat modern. Setiap hari di tempat kerja, orang-orang yang memiliki status tertentu dan menduduki posisi tertentu menggunakan berbagai jenisnya dan secara ketat mematuhi aturan etiket bisnis yang terbuka dan tidak diucapkan. Komunikasi bisnis yang dibangun dengan benar akan mengarahkan bahkan seorang manajer pemula ke pencapaian tujuan yang berhasil.

Konsep komunikasi bisnis menyembunyikan semacam komunikasi, yang tujuannya bukanlah proses negosiasi itu sendiri, tetapi solusi dari masalah tertentu atau pencapaian tujuan tertentu, yang merupakan tautan untuk semua peserta dalam percakapan dan terletak di luar. proses komunikasi itu sendiri.

Jenis komunikasi ini berbeda dari jenis lain dengan adanya keadaan berikut:

• tujuan, motif atau aktivitas harus sama untuk semua lawan bicara;
• negosiator berada dalam interval ruang-waktu yang sama: komunikasi bisnis dapat terjadi di organisasi, kelompok, atau tim mana pun;
• semua peserta dalam proses ini saling berhubungan, peran sosial didistribusikan dengan jelas di antara mereka dan hierarki komunikasi dibangun;
• komunikasi dalam konteks ini memiliki peraturan ketat yang harus dipatuhi semua peserta, terlepas dari statusnya: norma perilaku di lingkungan kerja adalah etiket bisnis.

Aturan dasar etiket bisnis menyarankan hal berikut:

• Teman bicara bisnis harus tetap berpegang pada gaya komunikasi tertentu, merumuskan pemikiran mereka dengan jelas dan ringkas, memberikan argumen berbobot yang mendukung sudut pandang mereka dan dapat mendengarkan dan mendengar lawan bicara. Ini akan membantu untuk memiliki percakapan yang produktif tanpa mengambil waktu ekstra dari pebisnis.
• Dalam komunikasi seperti itu, para peserta percakapan harus sesopan mungkin.. Pertemuan bisnis mengejar semacam manfaat, jadi terkadang Anda harus berkomunikasi dengan orang yang tidak terlalu menyenangkan.
• Memahami kata dan kalimat sederhana melekat pada gaya ini. Dinyatakan dalam istilah yang rumit dan kata-kata asing, Anda dapat menyesatkan seseorang atau bahkan menyinggung perasaannya. Pada gilirannya, ini akan menghambat pencapaian tujuan.

Komunikasi bisnis memiliki tiga fungsi utama yang memiliki tujuan akhir dan prinsip yang berbeda dalam mempengaruhi seseorang:

• Informasi dan Komunikasi fungsi tersebut melibatkan pengumpulan dan pembentukan informasi spesifik oleh para peserta percakapan, serta pertukaran akumulasi pengetahuan dalam proses negosiasi.
• Peraturan-komunikatif fungsi tersebut bertujuan untuk mengoreksi perilaku peserta komunikasi. Selama komunikasi korporat, subjek tidak hanya mengatur model perilakunya sendiri, tetapi juga peserta lain dalam percakapan. Untuk melakukan fungsi ini, metode berikut cocok: persuasi atau saran dalam kerangka etiket bicara, perilaku menyalin.
• komunikatif secara efektif fungsi tersebut berkaitan langsung dengan aspek emosional subjek komunikasi.

Semua jenis komunikasi bisnis yang ada diklasifikasikan menurut banyak parameter. Pertimbangkan yang paling populer di antara yang sudah ada.

Tergantung pada metode pertukaran informasi, komunikasi bisnis lisan dan tertulis dibedakan:

1. Jenis komunikasi bisnis tertulis mencakup semua jenis dokumen resmi. Ini dapat berupa laporan referensi, catatan penjelasan, laporan dan risalah rapat, surat bisnis, pernyataan, piagam internal perusahaan, tindakan penghapusan, perintah, instruksi tertulis, deskripsi pekerjaan, dan banyak lagi. . Setiap dokumen resmi dengan tanda tangan atau stempel adalah subjek komunikasi bisnis.
2. Negosiasi, rapat, konferensi, percakapan bisnis, laporan, rapat perencanaan dapat dikaitkan dengan jenis komunikasi bisnis lisan.

Menurut metode interaksi antara peserta, ada jenis komunikasi bisnis langsung dan tidak langsung:

• Komunikasi langsung melibatkan negosiasi antara mitra tanpa menggunakan sarana tambahan, yaitu lawan bicara berada di ruangan yang sama dan berkomunikasi tatap muka.
• Kontak tidak langsung terjadi dengan penggunaan alat komunikasi modern - telepon, email, video.
• Komunikasi jarak jauh memungkinkan Anda menyelesaikan beberapa masalah dengan cepat di antara mitra dari berbagai negara. Tetapi pengalaman menunjukkan bahwa percakapan tatap muka adalah yang paling produktif.

Klasifikasi lain melibatkan pembagian jenis komunikasi bisnis menjadi komunikasi verbal dan non-verbal:

1. Komunikasi verbal melibatkan interaksi antara orang-orang melalui ucapan manusia. Dengan bantuan sistem bahasa dan tergantung pada niat seseorang, teks pidato terbentuk. Mereka dapat ditulis dan lisan.
2. Interaksi non-verbal antara orang-orang terjadi tanpa menggunakan ucapan. Sarana komunikasi ini adalah manifestasi eksternal dari perasaan dan emosi - bahasa tubuh, ekspresi wajah, tatapan dan gerak tubuh. Mereka disatukan oleh konsep umum: kinestetik.

Selain jenis, ada juga bentuk komunikasi bisnis, mereka dibagi menjadi monologis dan dialogis.

1. Kelompok pertama mencakup bentuk komunikasi dengan satu peserta: laporan, banding, pidato sambutan, iklan. Dalam hal ini, seseorang bertindak sebagai pembicara dan menyampaikan beberapa informasi kepada pendengar. Dia harus memahami dengan jelas apa yang dia bicarakan dan mampu mengekspresikan pikirannya dengan jelas.
2. Bentuk dialogis melibatkan kehadiran dua atau lebih partisipan.

Negosiasi adalah bentuk komunikasi yang cocok ketika membahas masalah yang paling penting dan adalah:

• vertikal - dengan otoritas yang lebih tinggi;
• horisontal - di dalam organisasi;
• tidak sah - yaitu, tidak terjadwal, dilakukan setelah jam kerja;
• di tingkat tertinggi - hanya ada orang-orang dengan status kepala perusahaan yang tertarik;
• di meja tambahan - pertemuan kelompok kerja atau komisi yang ditunjuk secara khusus.

Percakapan, di antara bentuk-bentuk lain, memiliki karakter yang paling informal dan disederhanakan. interaksi di lingkungan kerja. Setiap kontak di tempat kerja yang dirancang untuk memecahkan masalah dapat dikaitkan dengan formulir ini. Tidak semua orang memiliki bakat pada waktu yang tepat untuk memulai percakapan santai dengan pihak berwenang dan dengan bijaksana mengarah pada solusi masalah yang menarik.

Diskusi atau perselisihan adalah cara untuk memecahkan masalah dengan membandingkan sudut pandang yang berbeda, seringkali berlawanan. Hasil diskusi yang produktif adalah pengambilan keputusan tunggal dengan kesepakatan bersama para pihak setelah mendengarkan secara bergantian semua poin positif dan negatif. Bentuk komunikasi ini memiliki warna emosional yang paling jelas, tetapi di kalangan bisnis biasanya mengikuti aturan tertentu. Lawan tidak boleh berbicara lama, saling menyela.

Proses pembicaraan bisnis dari awal hingga tercapainya tujuan yang telah ditetapkan biasanya dibagi menjadi tahapan atau fase tertentu.

Mari kita pertimbangkan masing-masing secara lebih rinci.

• Mempersiapkan janji temu. Pada tahap ini, sangat penting untuk menguraikan rencana untuk percakapan yang akan datang, untuk mengidentifikasi dengan jelas sendiri berbagai tugas yang diperlukan untuk diselesaikan. Penting untuk mengajukan pertanyaan tentang lawan bicara terlebih dahulu, atas dasar untuk memilih taktik percakapan dan argumen yang diperlukan. Bagaimanapun, hasilnya tergantung pada seberapa berarti pertemuan itu.
• Penunjukan tempat dan jangka waktu untuk negosiasi. Definisi parameter ini tergantung pada peran lawan bicara. Biasanya koordinat negosiasi ditentukan oleh lawan bicara atasan. Jika pertemuan itu setara, maka para peserta dapat saling menyepakati.

• Menyiapkan dan membuat kontak dengan lawan bicara. Fase ini, sesuai dengan tujuan fungsionalnya, merupakan awal dari negosiasi. Seringkali, pandangan pertama atau kata lawan bicara menambah sikap bawah sadar terhadapnya dan memengaruhi keinginan untuk melanjutkan percakapan. Selama pembentukan kontak, penting untuk memenangkan lawan bicara sesegera mungkin dan menyelesaikan panggung dengan membangun kontak psikologis - saat ketika semua peserta dalam komunikasi siap untuk langsung ke intinya.
• Penunjukan masalah dan berbagi informasi yang ada. Pada fase ini, penting untuk menyuarakan semua pertanyaan yang menarik, menunjukkan arah pembicaraan, dan memberikan pemahaman umum tentang masalah.
• Argumen yang mendukung solusi yang diusulkan. Tahap argumentasi berhubungan erat dengan tahap sebelumnya dan mengalir dengan lancar darinya. Selama periode ini, sangat penting untuk mencatat semua aspek positif dari visi Anda untuk menyelesaikan masalah, untuk menerapkan keterampilan persuasi, terutama jika lawan bicara memiliki sudut pandang yang berbeda.
• Kontraargumen. Pada tahap ini, kontra-argumen lawan bicara, yang mungkin tidak selalu setuju, didengarkan. Penting untuk mendengarkan lawan bicara dengan hati-hati dan tenang, untuk memahami esensi posisinya. Pertanyaan yang mengarah akan membantu untuk memahami apakah keberatan terkait dengan kurangnya informasi yang diberikan.
• Menemukan kompromi dalam menyelesaikan tugas. Dalam proses mengajukan argumen dan proposal secara bergantian, dicari solusi yang sesuai dengan semua pihak yang bernegosiasi.
• Pengambilan keputusan. Tahap ini berarti kesepakatan semua pihak dengan kesamaan posisi, sampainya pada common denominator.

• Hasil rekaman. Semua pertemuan bisnis diakhiri dengan penandatanganan konfirmasi tertulis atas keputusan bersama. Kontrak adalah cerminan dari fakta bahwa pertemuan tersebut memiliki hasil akhir yang dapat diterima oleh semua orang.
• Akhiri kontak. Setelah mendiskusikan masalah-masalah penting, Anda harus dapat berpisah dengan baik dengan lawan bicara, mungkin meninggalkan kartu nama atau meminta informasi kontak dari mitra.
• Analisis hasil yang diperoleh. Fase ini merupakan fase terakhir. Ini dirancang untuk menunjukkan bagaimana keputusan itu benar dan menguntungkan bagi para peserta dalam percakapan.

Kunci sukses bisnis adalah komunikasi bisnis yang dibangun dengan baik dengan pelanggan dan mitra Anda. Untuk mencapai ini, beberapa nuansa harus diperhitungkan.

• Anda harus selalu menjaga situasi tetap terkendali. Manifestasi emosi dan perasaan tidak pantas dalam lingkungan bisnis. Perasaan takut dan ketidakpastian dapat mengganggu pengambilan keputusan, dan perasaan kasihan yang disebabkan oleh manipulasi lawan bicara dapat menyebabkan penandatanganan kontrak yang tidak menguntungkan. Tidak dapat diterima untuk menunjukkan inkontinensia dan agresi selama jenis komunikasi dialogis, seperti diskusi. Tidak mungkin ada orang yang mau berurusan dengan pasangan yang tidak seimbang dan selalu meragukan.
• Kemampuan untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan adalah komponen penting lain dari manajemen bisnis yang sukses, karena dalam bisnis apa pun, semua aktivitas perusahaan ditujukan untuk memenuhi kebutuhan klien. Perhatian dan kesopanan, layanan di tingkat tertinggi akan membuat klien kembali lagi.
• Perencanaan dan kemampuan untuk membedakan yang penting dari yang sekunder. Dalam negosiasi apa pun, penting untuk berbicara secara singkat dan jelas, tanpa mempelajari detail dari rencana kedua. Biasanya para pebisnis memiliki waktu yang terbatas, jadi sebaiknya jangan menyiapkan monolog panjang untuk pertemuan penting.
• Hubungan bisnis tidak boleh mengganggu hubungan pribadi. Sekalipun seseorang tidak disukai, ini tidak berarti bahwa ia tidak dapat berguna dalam hal bisnis. Manifestasi dari sikap yang baik hati dan mendukung, minat yang tulus pada argumen lawan bicara akan memungkinkan pertemuan yang produktif.
• Kejujuran dan transparansi niat. Selama negosiasi, Anda harus berperilaku tulus, mengkonfirmasi kata-kata Anda dengan fakta dan statistik. Lagi pula, tindakan tidak jujur ​​apa pun demi kesepakatan yang menguntungkan dapat secara permanen merusak kepercayaan mitra dan merusak reputasi.
• Pengetahuan tentang etika bisnis dasar.

Video di bawah ini menjelaskan 5 aturan dasar komunikasi bisnis.