Manajemen waktu: bagaimana mengatur untuk melakukan semuanya?

Banyak orang mengeluh sepanjang waktu tentang tidak memiliki cukup waktu. Saya ingin punya waktu untuk menyelesaikan banyak tugas, tetapi tidak ada yang terjadi. Dari sini, ketegangan saraf meningkat, hubungan dengan orang yang dicintai memburuk. Jika tidak ada yang dilakukan, waktu akan berlalu seperti pasir. Dan kemudian Anda bisa kehilangan semua yang paling berharga: pekerjaan, teman, keluarga. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda perlu belajar bagaimana mendistribusikan potensi Anda dalam hal melakukan berbagai hal dengan cara yang benar.

Perencanaan waktu adalah proses yang sangat spesifik. Terdiri dari dalam kendali atas waktu yang dihabiskan oleh seorang individu pada aktivitas apa pun. Pada saat yang sama, efisiensi secara sadar dimasukkan dalam proses ini. Ini berarti bahwa metode seperti penetapan tujuan, pemantauan biaya, dan penentuan prioritas digunakan di sini. Manajemen waktu adalah seni yang diperlukan untuk memajukan bisnis apa pun.

Faktor ini dapat disebut sebagai kekurangan jam kerja. Itu terjadi ketika proses aktif diorganisir secara buta huruf. Hal ini mempengaruhi kualitas dan efisiensi tenaga kerja.

Masalah dengan waktu di tempat kerja muncul jika, pada dasarnya, beberapa tugas penting tidak diselesaikan.

• Ketika seseorang tidak tahu aturan hari kerja Anda yang akan datang.
• Kapan pekerjaan tidak selesai tepat waktu, dan sebagai hasilnya ada tumpang tindih momen aktif satu sama lain. Pada saat yang sama, seseorang dipaksa untuk melakukan tugas resmi di rumah. Dan ini berarti waktu yang dialokasikan untuk kebutuhan rumah tangga (laundry, cleaning) bergeser.
• Ini terjadi sebagai akibatnya pemusatan kekuasaan. Kemudian saat-saat tertentu dibiarkan tanpa perhatian yang layak.
• hal-hal yang tidak penting diambil dari pekerjaan utama.
• Manusia terus-menerus terburu-buru jadi sangat lelah.
• Jika seorang karyawan tidak sesuai dengan posisi maka dia juga memiliki masalah dengan waktu.
• Kapan tidak ada motivasi untuk bekerja penuh.
• Individu tidak dapat menyesuaikan kebutuhan mereka dengan peluang.

Jelas bagi siapa pun bahwa waktu tidak dapat diatur, tetapi dapat digunakan secara efektif.

Dan istilah ini juga menyiratkan akuntansi, distribusi, dan desain perkiraan cepat dari semua sumber daya sementara.

Ketika Anda hidup dengan prinsip "melakukan lebih banyak, bekerja lebih sedikit", maka hidup menjadi kaya. Kemampuan mengatur waktu dapat dikembangkan.

Ketika seseorang berusaha untuk menutupi semuanya sekaligus, sementara tidak repot-repot merencanakan dan tidak mengendalikan situasi, masalah muncul seiring waktu. Kemudian tampaknya baginya bahwa jam-jam berharga telah hilang dan terbuang sia-sia.

Oleh karena itu, perlu dilakukan pendekatan yang berprinsip pada proses pendistribusian kekuatan dan sumber daya yang berkontribusi pada pelaksanaan berbagai tugas. Jika semuanya terdistribusi dengan baik, maka semuanya bisa dilakukan tepat waktu.

Tentu saja, ini adalah poin penting. Ini harus dimulai dengan penciptaan lingkungan yang cocok untuk ini. Jika kita berbicara tentang tempat kerja, maka di sini kita harus terlebih dahulu kelilingi diri Anda dengan hal-hal yang menyenangkan dan singkirkan semua yang berlebihan dari mata Anda. Ini berlaku untuk momen berwujud dan tidak berwujud.

Di atas meja, Anda dapat memasang papan khusus dengan magnet. Setiap hari Anda harus membuat rencana untuk pelaksanaan berbagai kegiatan, di mana semuanya akan dihitung per menit.

Dan ingat itu kegiatan tersebut merupakan perencanaan jangka panjang. Anda perlu membiasakan diri. Fokus pada pekerjaan, dan itu tidak akan menjadi beban bagi Anda.

Hal yang sama dapat dikatakan tentang pekerjaan rumah tangga yang harus Anda lakukan setiap hari. Dalam hal ini, ada baiknya juga membuat rencana tertentu. Karena itu, buat dan letakkan dengan magnet di lemari es.

Misalnya, Anda memutuskan untuk mencuci barang-barang kotor di malam hari setelah bekerja. Orang modern menggunakan mesin khusus. Karena itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencuci sendiri. Dalam hal ini yang utama jangan lupa untuk memenuhi rencanamu, yaitu: muat cucian dan hidupkan perangkat. Dan kemudian itu akan melakukan semua pekerjaan sendiri. Sementara itu, cucian akan dicuci di mesin, Anda bisa menjahit kancing yang sobek atau mengupas kentang.

Anda bahkan perlu merencanakan apa yang akan Anda makan untuk makan malam. Hidangan yang membutuhkan waktu sangat lama untuk dimasak sebaiknya dipindahkan ke hari libur. Pada hari kerja, resep sederhana akan dilakukan.

Untuk memenuhi kondisi ini, perlu untuk menentukan bidang kegiatan utama. Sebagai contoh, coba pilih tugas Anda yang paling mendesak dan letakkan di daftar prioritas Anda.

Misalnya, di bulan yang baru saja tiba, Anda ingin memenuhi rencana secara berlebihan dan meningkatkan kinerja. Jika Anda seorang manajer penjualan, maka Anda perlu membuat tujuan, yaitu: untuk menelepon dengan berbagai penawaran tidak hanya basis pelanggan yang ada, tetapi juga untuk melibatkan lebih banyak orang yang tertarik dengan aktivitas Anda dalam proses ini.

Untuk ini Anda perlu tentukan angka perkiraan profitabilitas, yang, tentu saja, akan meningkat sebagai akibat dari kegiatan yang sedang berlangsung. Ini akan menjadi tujuan Anda dan pada saat yang sama hasil yang diharapkan.

Kira-kira kegiatan yang sama dapat dilakukan jika Anda ingin memiliki waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu di bulan mendatang yang akan memungkinkan Anda untuk memuliakan hidup Anda dan mewujudkan tujuan pribadi, misalnya, untuk memperbaiki apartemen selama liburan Anda. Sering terjadi bahwa orang merencanakan satu hal, tetapi ternyata hal lain.

Yang pertama adalah biaya tunai. Putuskan pada mereka. Kemudian tuliskan secara rinci semua kegiatan yang perlu dilakukan, dan visualisasikan hasilnya. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggantung gambar di lemari es, yang akan menunjukkan semua pekerjaan yang dilakukan.

Misalnya, pada hari pertama liburan Anda, Anda akan memesan semua bahan yang diperlukan yang akan digunakan untuk dekorasi. Jika Anda perlu mengalokasikan lebih banyak waktu untuk ini, maka alokasikan.

Hari lain akan diperlukan untuk menerima pesanan dari toko perangkat keras. Semua komponen yang diperlukan perlu diperiksa dan ditentukan dengan lokasi sementara mereka. Pikirkan baik-baik tentang pertanyaan ini dan putuskan hasil pekerjaan yang dilakukan.Kemudian rencanakan semua tindakan Anda secara berurutan. Misalnya, setelah sepenuhnya siap untuk perbaikan dalam hal bahan impor, tulis setiap hari dalam hal melakukan pekerjaan rumah itu sendiri.

Tiba-tiba, ada yang tidak beres, dan salah satu manipulasi akan memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan sebelumnya. Misalnya, Anda akan merasa tidak enak badan, dan Anda perlu beberapa hari untuk pulih.

Acara ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Yang terbaik adalah melakukan ini di selembar kertas dan meletakkannya di tempat yang paling terlihat.

Dan ingat itu aturan-aturan ini harus berlaku baik untuk tugas resmi maupun tugas rumah tangga. Mereka yang sedikit terganggu perlu melukis semua tindakan setiap menit. Agar Anda tidak lupa bahwa waktu Anda terbatas, letakkan "pengingat" di ponsel atau jam alarm Anda. Setelah tugas selesai, coret dari daftar.

Poin penting ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati, jika tidak, Anda akan menghabiskan energi maksimal, lelah, membuang waktu, dan tujuan tidak akan tercapai.

Sudah setelah makan siang Anda akan merasakan kepuasan dari pekerjaan. Faktor ini akan menghilangkan stres dan membuat Anda positif.

Di tempat kerja, opsi ini hanya diperlukan. Selain rencana aksi umum, buat satu lagi - tambahan. Dalam rencana penetapan tujuan, buat poin-poin yang perlu Anda selesaikan "di sini dan sekarang". Dan kemudian biarkan semua hal berjalan dalam urutan kepentingan yang menurun.

Katakanlah Anda sudah mulai merencanakan, yang berarti Anda sudah mengetahui berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini atau itu. Oleh karena itu, Anda dapat dengan mudah memutuskan waktu yang Anda perlukan untuk acara tertentu.

Tentu saja, jika Anda bekerja sampai batas, maka Anda tidak akan mendapatkan hasil yang Anda harapkan dari sebuah acara yang disebut "perencanaan waktu". Semua ini akan terjadi karena alasan yang dangkal. Hanya saja otak Anda disebut komputer. Jika fungsinya selangit, itu hanya akan gagal, dan Anda akan mendapatkan situasi stres alih-alih pekerjaan yang efektif.

Siapapun, bahkan orang yang sangat sibuk, harus mengalokasikan waktu untuk kebutuhan pribadinya.

Berkat tindakan ini, Anda akan beristirahat dan menertibkan penampilan Anda.

Ada banyak dari mereka, tetapi yang paling populer adalah matriks Eisenhower dan yang disebut buku harian Stephen Covey. Mari kita pertimbangkan mereka secara berurutan.

Yang pertama adalah matriks eisenhower, memungkinkan penggunaan metode pengorganisasian diri. Pengembang matriks selalu sangat sibuk, jadi dia membuat matriks yang membantu menggunakan waktu secara maksimal. Penemuan ini terlihat seperti 4 bujur sangkar dengan alas berupa dua sumbu. Di masing-masing dari mereka, kegiatan yang akan dilakukan dicatat. Jadi sebuah diagram muncul, yang menunjukkan hal-hal mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan mana yang kemudian.

Departemen "A" selalu cocok dengan tugas-tugas mendesak yang harus diselesaikan pada siang hari. Ingatlah bahwa bagian ini hampir selalu kosong. Jika sering terisi, maka ini akan menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang tidak teratur.

Departemen "B" terdiri dari kasus-kasus yang tidak terlalu mendesak, tetapi sangat penting. Kasus-kasus yang termasuk dalam bagian ini harus selalu menjadi prioritas tertinggi. Diyakini bahwa jika Anda hanya melakukan hal-hal dari bagian ini, Anda akan mencapai kesuksesan besar dalam aktivitas Anda.

Bagian "C" melibatkan pengenalan kasus yang dapat mengalihkan perhatian dari kegiatan utama. Mereka membuat sulit bagi seseorang untuk berkonsentrasi. Ini adalah berbagai acara meriah, pertemuan dengan orang tidak penting dan sejenisnya.

Di bagian "D" ada hal-hal yang tidak boleh Anda lakukan sama sekali. Mereka "memakan" waktu yang berharga.Ini adalah percakapan dengan teman, korespondensi yang tidak perlu di jejaring sosial, dan banyak lagi.

Dengan penerapan matriks yang benar, Anda akan belajar untuk tidak terganggu oleh hal-hal sepele dan mendistribusikan waktu Anda dengan benar.

Ada metode lain, misalnya, Buku harian Stephen Covey. Aplikasinya mengajarkan Anda untuk memprioritaskan. Jika Anda menggunakan saran dari penulis, Anda dapat memperoleh keterampilan orang yang sangat efektif. Dari buku harian, Anda akan mempelajari apa arti istilah "manajemen waktu" dan bagaimana tujuan prioritas dicapai. Untuk melakukan ini, Anda perlu menerapkan metode perencanaan empat lantai. Diagram tersebut berbentuk segitiga. Kami membaginya menjadi 4 bagian dan, mulai dari bagian paling atas, masukkan yang berikut ke setiap bagian:

• rencanakan setiap hari;
• rencana mingguan;
• menentukan tujuan;
• menentukan nilai.

Ini adalah bagaimana Anda membuat piramida produktivitas pribadi Anda. Sekarang mari kita lihat setiap item secara terpisah.

• Paragraf pertama berisi definisi nilai. DHal-hal ini adalah yang paling penting bagi kami. Seluruh hidup kita terdiri dari mereka. Oleh karena itu, mereka berada di dasar piramida.
• Setelah titik ini datang yang berikutnya. Cocokkan dengan itu tujuan yang diinginkan
• Saat merencanakan sesuatu, banyak orang memberi tanda sama di antara semua hal. Anda tidak bisa melakukan itu. Jika Anda ingin menyoroti sebanyak mungkin dari mereka, maka rencanakan kegiatan Anda setiap minggu. Buat apa yang disebut kompas mingguan. Pertanyaan utamanya adalah pertanyaan tentang hal-hal penting minggu ini.
• Dan inilah puncak produktivitas - ini adalah item "rencanakan setiap hari". Di sinilah Anda perlu memeriksa pengaturan yang Anda buat sebelumnya, membuat daftar tugas yang realistis, dan memprioritaskan.

Sebagai kesimpulan, kami mencatat bahwa Anda harus hidup sesuai dengan nilai-nilai inti Anda.Untuk melakukan ini, mereka perlu diklarifikasi.

Selanjutnya, putuskan komitmen pribadi. Untuk melakukan ini, pecahkan gawang menjadi beberapa bagian.

Memahami bahwa hanya ada 24 jam dalam sehari akan membantu menyelesaikan masalah ini. Ewaktu harus dibagi dengan cara tertentu.

• Hari kerja memakan waktu sekitar 8 jam. Dari jumlah tersebut, sekitar 5 jam dianggap paling efektif. Waktu yang tersisa biasanya digunakan untuk kegiatan yang tidak terlalu efektif. Percakapan antar karyawan, percakapan telepon tentang topik abstrak dan banyak lagi.
• Istirahat makan siang berlangsung selama 1 jam.
• Ke mulai bekerja dan kembali beberapa menghabiskan setengah jam, sementara yang lain - sebanyak 3 jam.
• Ketika seseorang kembali ke rumah, dia mulai untuk melakukan pekerjaan rumah tangga. Mereka membutuhkan waktu sekitar 5 jam.

Sebagai hasil dari perhitungan sederhana, kita melihat bahwa orang yang sibuk hanya memiliki sedikit waktu untuk tidur.

Anda juga tidak dapat melakukannya tanpa melakukan perjalanan ke toko. Untuk menyiapkan makanan, Anda perlu membeli makanan. Namun, ada hal-hal yang bisa disebut "kosong". Mari kita pertimbangkan mereka secara berurutan.

• Belanja tanpa uang. Perjalanan seperti itu menyebabkan kelelahan moral dan fisik. Anda kesal karena kekurangan uang dan cukup lelah. Setelah beban seperti itu, aktivitas efektif berkurang.
• Menonton acara TV yang tidak membawa informasi semantik.
• Korespondensi atau komunikasi lainnya di Internet. Seringkali ini adalah pembicaraan kosong.

Daftar ini jauh lebih panjang dari poin yang tercantum. Dan banyak orang tanpa kebutuhan khusus dan berburu kehilangan waktu berharga yang dapat digunakan untuk hal lain yang lebih penting.

Maka perlu untuk "mengambil pikiran" dan mengembangkan teknologi untuk distribusi waktu. Itu harus menarik bagi semua orang tanpa kecuali. Dan bahkan wanita cuti hamil dan ibu rumah tangga.

Sekarang mari kita lihat tips khusus.

• Dapatkan notepad sederhana di mana semua tugas harian Anda akan dicatat poin demi poin. Sehingga Anda dapat mengatur aktivitas Anda dengan baik.
• Kamu dapat memakai menggunakan pemrograman neurolinguistik. Yaitu: Anda perlu menemukan momen yang dapat membuat Anda siap bekerja. Latihan semacam ini menyiratkan munculnya "klik" tertentu. Misalnya, setiap kali Anda memulai pekerjaan, gunakan musik favorit yang sama. Seiring waktu, Anda akan terbiasa dengan cara yang sama seperti bekerja. Melodi tertentu akan dikaitkan dengan aktivitas kerja.
• Pastikan untuk beristirahat. Percayalah, jika orang yang lelah dipaksa untuk bekerja, maka efektivitas tindakannya berkurang secara signifikan.
• Teknik lain yang diciptakan oleh orang Prancis. Memenuhi tugas-tugas sulit di pagi hari, dan sisanya di sore hari.

Penggunaan waktu yang efisien dapat dikendalikan. Ada trik tertentu untuk ini.

• Kesalahan utama adalah merencanakan setiap menit setiap hari. Keadaan yang tidak terduga harus diperhitungkan. Jadi sisakan waktu luang. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengalokasikan menit berharga untuk memecahkan masalah yang tiba-tiba muncul.
• Belajarlah untuk mengatakan "tidak" ketika Anda berpikir Anda harus melakukannya. Kadang-kadang orang menemukan yang mencoba untuk mengalihkan masalah mereka ke pundak orang lain. Karena itu, Anda harus bisa menolak orang seperti itu.
• Rencana istirahat Anda.