Manajemen Waktu: Pengertian, Teknik dan Pelatihan

Untuk mengelola waktu Anda secara kompeten, sama sekali tidak perlu memiliki mesin waktu, tetapi ada baiknya membiasakan diri dengan aturan untuk mendistribusikan kekuatan dalam hitungan detik. Terutama bagi mereka yang menganggap kata “waktu adalah uang” bukanlah ungkapan kosong, melainkan motto hidup. Jika Anda salah satunya, maka sangat penting bagi Anda untuk menguasai setidaknya keterampilan manajemen waktu dasar.

Manajemen waktu dalam terjemahan literal dari bahasa Inggris adalah “manajemen waktu”. Ini tidak berarti bahwa, setelah menguasai seni ini, Anda akan dapat pindah ke masa lalu atau masa depan. Fungsi utama dari manajemen waktu adalah membuat setiap menit kehidupan menjadi efektif. Dan ini bukan hanya tentang pekerjaan, ini adalah keseluruhan sistem yang menambahkan banyak elemen kehidupan kita. Secara sederhana, manajemen waktu menentukan jadwal kita untuk hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun.

Jangan berpikir bahwa definisi dan konsep ini hanya digunakan dalam bisnis. Ibu rumah tangga juga sering tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan semua pekerjaan rumah tangga. Dan seringkali ini terjadi sama sekali bukan karena mereka tidak memiliki kekuatan yang cukup, mereka hanya mendistribusikan waktu dan tenaga secara tidak benar.

Pertama-tama, manajemen waktu digunakan untuk meningkatkan efektivitas pribadi setiap karyawan di tempat kerjanya dan, sebagai hasilnya, meningkatkan produktivitas seluruh organisasi, apakah itu pabrik peralatan mesin berteknologi tinggi atau salon kecantikan. Untuk memilih dengan benar jenis manajemen waktu yang akan digunakan oleh satu atau orang lain, Anda harus terlebih dahulu mempelajari tidak hanya tujuan dan sasaran pribadinya, tetapi juga kualitas pribadi, kuadrat tujuan, dan bahkan bioritme.

Jika semua sumber daya manusia dihitung dengan benar, maka siapa pun, bahkan spesialis tersibuk dan paling banyak diminati, akan selalu memiliki cukup waktu untuk bekerja dan beristirahat.

Prinsip dasar manajemen waktu adalah mendistribusikan beban pada diri sendiri dan waktu dengan benar. Penting untuk menyoroti tugas utama dan menyingkirkan "pembuang waktu". Di antara penyerapnya adalah komunikasi di Internet atau di kantor yang tidak ada artinya bagi Anda, melihat berita yang tidak perlu atau surat promosi yang datang ke surat Anda atau dalam bentuk SMS, banyak istirahat merokok atau istirahat minum teh, dan sebagainya.

Sebelum Anda mendapatkan jadwal Anda dengan benar, Anda perlu memprioritaskan. Penulis salah satu metode yang paling terkenal dan efektif untuk ini adalah Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight Eisenhower. Intinya adalah sebagai berikut. Bagilah semua tugas yang direncanakan menjadi 4 bagian:

• mendesak dan penting;
• mendesak tetapi tidak penting;
• penting tetapi tidak mendesak;
• tidak mendesak dan tidak penting.

Pertama, mari kita pisahkan gandum dari sekam dan soroti apa yang benar-benar kita butuhkan. Apakah Anda benar-benar harus pergi berbelanja dengan pacar Anda besok untuk membantunya memilih hadiah ulang tahun untuk ibunya? Mungkin dia dapat dengan mudah mengatasi misi ini sendiri? Anda akan menghabiskan waktu ini untuk sesuatu yang benar-benar sepadan dengan usaha Anda. TETAPI ingat berapa jam yang Anda habiskan untuk percakapan yang tidak berarti dengan pacar yang sama di telepon, dan sekarang bayangkan berapa banyak yang dapat Anda lakukan selama ini.

Dan berapa jam sehari yang Anda habiskan untuk melihat foto orang yang Anda kenal di jejaring sosial? Tetapi ini bukan hanya waktu berharga Anda, tetapi juga emosi yang dapat digunakan dengan lebih efektif. Hal yang sama berlaku untuk "duduk" di tata letak solitaire dan hiburan "menarik" lainnya.

Tidak mungkin untuk merangkul besarnya dan agar tidak menjadi tertekan tentang kenyataan bahwa Anda selalu punya waktu untuk apa-apa, jangan melebih-lebihkan bar pada awalnya. Sertakan dalam rencana sebanyak realistis untuk diterapkan dan selalu sisakan sedikit waktu sebagai cadangansehingga ketika menghadapi hambatan yang tidak terduga atau masalah yang mendesak, mereka punya waktu untuk mengatasi keduanya.

Sebelum memulai tugas tertentu, putuskan tujuan yang Anda kejar. Mengapa Anda perlu menghapus desktop Anda untuk kelima kalinya dalam seminggu? Apakah Anda seorang pendukung kebersihan yang sempurna? Apakah ini benar atau Anda hanya ingin mengalihkan pikiran Anda dengan kain lembab? Mengapa Anda menuangkan teh untuk kesepuluh kalinya dalam sehari, apakah Anda benar-benar ingin meminumnya, atau apakah Anda teralihkan dari tugas utama dengan cara ini?

Nuansa lain yang perlu diperhatikan agar tujuan tepat waktu adalah tidak melebih-lebihkannya. Pahami mengapa Anda mengambil proyek besar. Apa yang ingin Anda capai - uang, ketenaran, kehormatan di antara rekan kerja atau promosi. Hanya dengan memahami apa tujuan sebenarnya, Anda akan dapat 100% memotivasi diri sendiri dan mulai bekerja tanpa terganggu oleh hal-hal asing.

Gunakan setiap kemenangan sebagai bahan bakar untuk jalan ke depan. Beri diri Anda "nilai" atau gantung "medali". Jika Anda menutup proyek tepat waktu atau melakukannya lebih cepat dari jadwal - jangan langsung mengambil yang berikutnya, nikmati momen "penyelesaian", ingat perasaan ini dan baru kemudian lanjutkan. Ingatlah untuk menghargai diri sendiri untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Jangan pegang semuanya. Anda tidak memiliki sepuluh tangan, dan Anda hanya memiliki satu kepala. Setelah mengambil beberapa hal pada saat yang sama, Anda berisiko tidak menyelesaikan salah satu dari mereka, setidaknya, itu pasti tidak mungkin untuk melakukannya secara kualitatif. Ini seperti mempelajari puisi dengan hati dan memecahkan masalah fisika pada saat yang sama. Yang, Anda lihat, tidak realistis. Hal yang sama berlaku di tempat kerja.

Tetapi dalam rumah tangga, untuk menghemat waktu dan tenaga, beberapa hal dapat digabungkan. Lagi pula, saat kentang direbus atau telur untuk salad sedang didinginkan, sangat mungkin untuk menyeka debu dari ambang jendela atau menyedot debu lantai di dapur, misalnya.

Jangan biarkan bisnis Anda berjalan dengan sendirinya. Buatlah rencana kerja harian. Idealnya, ini harus dilakukan malam sebelumnya. Saat menjadwalkan hari berikutnya, jangan lupa bahwa situasi force majeure dapat muncul kapan saja. Anda perlu membawa ibu ke rumah sakit atau menjemput anak dari sekolah lebih awal. Selalu sediakan waktu untuk diri Anda sendiri untuk "pengeluaran tak terduga" semacam itu. Jika tidak diperlukan untuk kebutuhan ini, belanjakan untuk kelas tambahan.

Poin penting lainnya. Pastikan untuk meluangkan waktu untuk beristirahat. Istirahat hanya diperlukan. Jeda untuk latihan ringan, istirahat makan siang, dan bahkan panggilan ke anak juga harus dimasukkan dalam jadwal Anda.

Selain itu, harus dikompilasi mempertimbangkan bioritme sendiri. Jika Anda seorang "lark", maka tetapkan tugas yang paling sulit di awal hari, dan tinggalkan paruh kedua untuk hal-hal yang membutuhkan upaya fisik, mental, dan moral yang paling sedikit. Jika Anda adalah "burung hantu malam", dan kepala Anda mulai bekerja hanya lebih dekat dengan makan malam, maka lakukan tugas-tugas paling sederhana di pagi hari, buat keputusan penting ketika tubuh Anda dipenuhi dengan energi vital.

Kata "investasi" paling sering berarti investasi finansial. Apakah Anda akan berinvestasi dalam sesuatu yang tidak akan pernah memberi Anda penghasilan? Tidak ada yang akan memberikan satu rubel ke pabrik, yang dihancurkan kemarin, karena itu adalah investasi mati. Hal yang sama berlaku dengan waktu. Berhenti meletakkannya di tempat ia terbang, seperti pipa. Talk show lain dengan topik menarik telah dimulai di TV, segera matikan layar. Tanyakan pada diri Anda mengapa Anda membutuhkan informasi ini? Hanya? Jadi mengapa membuang waktu berharga Anda untuk ini?

Seorang teman menelepon dan sekali lagi mulai berbicara tentang suaminya, brengsek? Akhiri percakapan dengan cepat, dan sarankan teman Anda untuk menghubungi psikolog atau mendaftar di situs kencan.

Jika Anda mengikuti semua aturan di atas, dan Anda masih tidak punya cukup waktu, coba gunakan salah satu teknik yang telah dikembangkan berkali-kali oleh pakar manajemen waktu dan orang "acak". Salah satu teknik yang paling umum di seluruh dunia adalah teknik Pomodoro. Itu ditemukan oleh seorang siswa Italia biasa yang selalu tidak punya waktu untuk mempersiapkan ujian.

Suatu hari dia memutuskan untuk mengendalikan dirinya dan waktunya. Untuk melakukan ini, saya menggunakan alat dapur yang paling umum - pengatur waktu dalam bentuk tomat (karenanya disebut teknologi sederhana). Dia mengatur timer selama 25 menit dan selama itu dia hanya belajar.Apa yang mengejutkannya, karena secara harfiah dia punya cukup waktu untuk bersiap. Cobalah untuk melakukan hal yang sama.

Atur timer (jam alarm) untuk waktu tertentu selama Anda hanya melakukan satu tugas tertentu. Baik panggilan telepon, maupun pemberitahuan email tentang surat baru, atau hal lain apa pun tidak boleh mengalihkan perhatian Anda dari tugas ini. Segera Anda akan merasa bahwa Anda bergerak menuju tujuan Anda jauh lebih cepat dari sebelumnya.

Merasa seperti pembuat keju menggunakan metode manajemen waktu populer lainnya yang disebut "Keju Swiss". Ini digunakan jika mereka tidak dapat melanjutkan implementasi proyek besar dengan cara apa pun. Dalam hal ini, diusulkan untuk mempresentasikan proyek ini dalam bentuk sepotong keju persegi dan mulai menyiapkan keju Swiss darinya dengan banyak lubang besar. Setiap lubang adalah tugas khusus yang harus diselesaikan untuk mendapatkan hasil akhir.

Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, naiklah ke "lubang" pertama yang muncul secara acak. Lakukan upaya minimum dan kemudian semuanya akan berjalan seperti jarum jam. Satu-satunya syarat - jangan berhenti dari apa yang Anda mulai. Biarkan apa yang telah dilakukan tampak seperti bagian yang sangat kecil dari apa yang dikandung, tetapi lanjutkan ke tahap mana pun hanya ketika Anda menentukan dengan pasti bahwa Anda dapat melakukannya "dalam sekali duduk". Jika tidak, alih-alih banyak lubang di keju Anda, Anda akan mendapatkan satu lubang besar, mirip dengan jurang, di mana waktu dan energi akan jatuh.

Ikuti aturan tenggat waktu dengan ketat. Istilah itu datang kepada kami dari Amerika. Secara harfiah diterjemahkan, itu berarti "garis mati".Diyakini bahwa ini pada awalnya adalah nama garis di penjara, di mana tahanan itu segera dibunuh. Di tempat-tempat yang tidak begitu terpencil, metode seperti itu sudah lama tidak digunakan, tetapi di lingkungan bisnis telah menjadi sangat luas. Di dunia modern, tenggat waktu adalah garis dalam ruang waktu yang tidak dapat dilewati dengan cara apa pun.

Teknologi ini sangat populer di kalangan mereka yang bekerja dari jarak jauh. Tidak ada yang "cocok" dengan mereka, jadi Anda perlu menetapkan batasan untuk diri sendiri. Ini juga sering digunakan untuk orang-orang dengan profesi kreatif - jurnalis atau pengiklan. Namun, tenggat waktu juga memiliki tahap perantara - garis merah (diterjemahkan sebagai "garis merah"). Inilah saatnya Anda harus menyerahkan pekerjaan kasar - waktu yang tersisa diperlukan untuk memperbaiki kesalahan, penyempurnaan, dan membuat amandemen yang dapat dilakukan pelanggan.

Terkadang kita tidak bisa memulai tugas yang ada hanya karena bagi kita tampaknya tak tertahankan, seperti gajah. Untuk mempermudah pekerjaan Anda, bagilah volume besar menjadi potongan-potongan kecil. Mulai dari yang kecil.

Misalnya, Anda perlu melakukan pembersihan umum rumah pedesaan atau perbaikannya. Kedua suara ini tidak menyenangkan. Bagaimana jika kita memecah proses menjadi langkah-langkah yang lebih kecil? Buatlah tabel dimana pada bagian atasnya akan dilakukan perbaikan (general cleaning), kemudian sub item: jendela, pintu, lantai, furniture, dan sebagainya. Setuju, jadi pekerjaannya tidak lagi terkesan terlalu rumit. Karena itu, jangan membuat gajah keluar dari lalat.

Metode ilahi "Kairos". Orang Yunani kuno menganggap Kairos sebagai dewa momen bahagia. Para ahli di bidang manajemen waktu telah memutuskan bahwa manusia modern berada di jalur yang sama dengannya. Inti dari metode ini adalah menghindari menghabiskan waktu terpisah untuk sesuatu yang dapat digabungkan dengan hal lain. Misalnya, Anda perlu membeli hadiah untuk ibu Anda pada tanggal 8 Maret.Putuskan di mana Anda ingin melakukannya dan lihat apakah Anda memiliki hal lain untuk dilakukan di area kota itu dalam waktu dekat.

Anda mungkin dapat menggabungkan 3 atau 4 tujuan sekaligus di satu tempat (pergi ke bank untuk mengisi kembali akun Anda, membeli buku baru, dan sebagainya). Hal yang sama berlaku untuk pertemuan bisnis. Sebelum Anda pergi ke negosiasi, rumuskan semua pertanyaan dan saran yang telah Anda kumpulkan kepada lawan bicara. Mungkin saja panggilan telepon atau pertemuan saat makan siang sudah cukup untuk menyelesaikannya. Dan jangan lupa untuk melihat apakah Anda memiliki hal lain untuk dilakukan di tempat yang Anda tuju.

Anda dapat mencoba menggunakan semua tips yang telah kami berikan dalam artikel ini, tetapi pertama-tama Anda harus melakukan latihan yang paling sederhana. Misalnya, buat aturan untuk tidak menyetel ulang alarm setelah berbunyi. Dalam 5 atau bahkan 10 menit Anda tidak akan tidur, tetapi Anda mungkin terlambat bekerja, setelah itu Anda akan mengalami kekurangan waktu sepanjang hari, dan Anda tidak mungkin dapat melakukan semuanya.

Pada umumnya, tidak ada rahasia khusus tentang cara menghemat waktu. Berikut adalah beberapa saran lagi.

• Gunakan keterampilan rekan kerja atau anggota rumah tangga Anda. Bagikan pekerjaan Anda dengan mereka - delegasikan otoritas. Seorang asisten peneliti junior pasti akan membantu Anda dengan senang hati, dan seorang suami (putra, putri) akan mampu mengatasi pekerjaan rumah tangga dasar, seperti membuang sampah atau membeli roti.
• Jika Anda memutuskan untuk menjadikan manajemen waktu sebagai gaya hidup, lebih baik dilatih di seminar khusus atau mengundang spesialis di bidang ini ke perusahaan sehingga ia mengoptimalkan alur kerja.

Sebagai bonus untuk membaca artikel ini, inilah hack kehidupan lain untuk Anda. Setidaknya sebulan sekali, atau lebih baik lagi setiap minggu, atur "hari bersih" untuk diri sendiri, yang harus Anda habiskan tanpa telepon, email, atau pesan instan. Ini adalah prestasi kerja dengan istirahat pendek untuk istirahat, di mana Anda harus "membersihkan" semua urusan Anda, jika tiba-tiba Anda tidak punya cukup waktu untuk sesuatu selama seminggu (bulan).