Matriks Eisenhower - Menggunakan Waktu dengan Benar

Di zaman kita yang serba cepat ini, waktu tampaknya tidak berlalu begitu saja, tetapi terbang dengan kecepatan pesawat supersonik. Dalam siklus peristiwa dan hari seperti itu, sarat dengan banyak kasus dan rencana, kita sering tidak dapat mewujudkan bahkan setengah dari apa yang direncanakan. Dan saya ingin melakukan segalanya. Mari kita lihat lebih dekat bagaimana menggunakan waktu dengan benar menggunakan matriks Eisenhower.

Waktu adalah semua yang kita miliki. Apakah kita menjalani hidup kita dengan baik atau buruk secara langsung tergantung pada bagaimana dan pada apa kita menghabiskan waktu yang diberikan kepada kita. Dan mereka yang bermimpi memiliki waktu untuk melakukan banyak hal dalam perjalanannya, sebagai suatu peraturan, belajar bagaimana mengatur waktu mereka secara efektif. Manajemen waktu (time management) tidak lain adalah perencanaan. Hal ini membantu untuk berhenti khawatir karena perasaan pahit bahwa waktu sangat singkat, sangat kurang, dan karena itu, tidak ada yang bisa dilakukan.

Dahulu kala, tokoh militer dan politik Amerika yang terkenal Dwight David Eisenhower, yang juga Presiden Amerika Serikat, secara serius terlibat dalam pencarian solusi untuk masalah perencanaan yang efektif. Dan dia berhasil menemukan solusi untuk masalah ini, dia bahkan datang dengan caranya sendiri sistem manajemen waktu.

Kebetulan otak manusia merasakan informasi terstruktur dengan lebih mudah dan lebih baik, yaitu, dibawa ke dalam beberapa sistem tertentu, dipecah menjadi rak. Pada saat yang sama, akan menyenangkan untuk memvisualisasikan rak-rak ini, membuatnya visual, misalnya, menggunakan semacam diagram atau diagram. Prinsip distribusi kasus inilah yang mendasari matriks Eisenhower, yang merupakan salah satu metode terkemuka dalam teori manajemen waktu yang efektif.

Memvisualisasikan rencana urusan dan tindakan menggunakan matriks sangat sederhana. Gambarlah sebuah persegi di atas kertas, bagilah dengan dua garis tegak lurus menjadi empat bidang yang sama. Anda harus mendapatkan jendela dengan kisi dalam bentuk salib. Bidang-bidang ini akan membagi kasus Anda menjadi 4 kelompok, yang masing-masing akan tergantung pada tanda-tanda penting / tidak penting dan urgensi / non-urgensi. Bidang yang terbentuk dari perpotongan garis disebut kuadran (konsep matematika) dan dilambangkan sebagai berikut:

• kuadran A (tugas penting dan mendesak);
• kuadran B (tugas penting, tetapi tidak mendesak);
• kuadran C (tidak penting, tetapi tugas mendesak);
• kuadran D (tugas tidak penting dan tidak mendesak).

Matriks Eisenhower memiliki kelebihan dan kekurangan. Kami akan menjelaskan keduanya, dan mulai dengan kelebihannya.

• Meskipun namanya "matriks", yang menyiratkan sesuatu yang kompleks, sistem ini sebenarnya sangat mudah dipahami dan diterapkan tanpa kesulitan.
• Kasus, tujuan dan sasaran hanya dibagi menjadi 4 kategori, ini membantu untuk menavigasi mereka dengan lebih baik.
• Pembagian tugas sesuai dengan kriteria urgensi dan kepentingan memungkinkan Anda untuk mendorong hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting ke latar belakang, sehingga memungkinkan hal-hal penting dan mendesak untuk maju ke depan. Ini adalah bagaimana kasus dianalisis dan disaring. Mereka yang tidak perlu menghabiskan waktu sama sekali dihilangkan.
• Keuntungan utama adalah bahwa matriks memungkinkan Anda untuk membuat waktu yang dihabiskan seefisien mungkin, yang, pada gilirannya, memungkinkan untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu.

Sistem ini juga memiliki kelemahan.

• Matriks tersebut tidak efektif dalam perencanaan jangka panjang. Sangat cocok untuk urusan saat ini atau yang diperhitungkan untuk waktu dekat.
• Ketika tidak ada tujuan harian, maka tidak perlu menggunakan sistem seperti itu.
• Untuk menggunakan matriks secara efektif, perlu dengan cepat dan akurat mendistribusikan tujuan ke dalam kelompok. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami mana di antara mereka yang dapat diberi tingkat "penting", dan tujuan mana yang tidak terlalu penting, mana yang harus segera diselesaikan, dan mana yang opsional. Pelatihan semacam itu membutuhkan waktu, yaitu matriks tidak segera "bekerja" untuk Anda, dan ini adalah minus.
• Dan, sebagai akibat dari paragraf sebelumnya, mungkin ada kesalahan dengan keakuratan penetapan kasus status tertentu.

Mari kita pertimbangkan setiap kuadran matriks secara lebih rinci.

Jika Anda ahli dalam perencanaan, maka kuadran A akan kosong. Jika hal-hal muncul di dalamnya, ini menunjukkan organisasi Anda yang buruk. Anda mengizinkan pendidikan dalam kasus pekerjaan darurat dan penyumbatan. Alasan untuk gambar ini adalah, sebagai suatu peraturan, kemalasan.

Atau Anda mungkin salah menempatkan prioritas.Tentu saja, kadang-kadang situasi seperti itu dapat diterima, tetapi ketika ini diamati secara sistematis, maka itu hanya perlu untuk melatih disiplin diri pribadi. Untuk menghindari "penyelesaian" mode di kuadran A, perlu untuk mengatasi tugas yang dimasukkan di bidang yang tersisa secara tepat waktu.

Tapi daftar kecil hal-hal yang harus dilakukan di kuadran A masih bisa ditambahkan. Ini bisa berupa:

• Masalah kesehatan;
• kasus-kasus, yang kegagalannya dapat memicu masalah, memperburuk kualitas hidup, mengancam kesejahteraan dalam keluarga dan pekerjaan;
• kasus, kegagalan yang secara signifikan akan memperumit jalan untuk mencapai tujuan utama atau menyebabkan kegagalan mereka;
• keluar dari berbagai situasi darurat dan krisis.

Namun, jika Anda memiliki banyak poin di kuadran ini, maka buang semua kekuatan Anda untuk menghilangkannya. Dan jangan lupa bahwa implementasi beberapa item dari daftar hal-hal penting dan mendesak dapat sepenuhnya dialihkan, dipercayakan kepada salah satu orang tepercaya, tidak perlu mengambil seluruh beban semua kasus hanya pada diri sendiri. Pendekatan ini akan membantu Anda dengan cepat mengatasi kepenuhan kuadran A.

Pengamatan menunjukkan bahwa orang yang lebih suka memecahkan masalah dari kuadran B menjadi yang paling sukses, menaiki tangga karier lebih cepat, paling makmur secara finansial, tidak kekurangan waktu dan menjalani kehidupan yang harmonis dan memuaskan. Tugas-tugas yang tidak mendesak termasuk dalam kategori yang paling menjanjikan dan prioritas, dan jika seseorang memberi mereka perhatian utamanya, maka semuanya berjalan sebagaimana mestinya untuknya.

Harus diperhitungkan bahwa tidak adanya urgensi di grup B terkadang menyebabkan keterlambatan dalam implementasi item yang direncanakan, dan mereka bermigrasi ke grup A, di mana mereka sudah membutuhkan respons cepat. Jika Anda menyelesaikan tugas-tugas penting, tetapi tidak terlalu mendesak secara bertahap dan teratur, maka proses ini akan berjalan lancar dan efisien. Implementasi kasus-kasus seperti itu harus didekati secara bertanggung jawab, dan kurangnya urgensi memungkinkan untuk sepenuhnya mengontrol kemajuan kasus, membawa semua detail ke ideal, memikirkan dengan jelas semua langkah, sehingga memperoleh hasil yang produktif sebagai hasilnya. .

Matriks Eisenhower terutama mengajarkan Anda cara memprioritaskan dengan benar. Ini berarti bahwa hal terpenting dalam perencanaan adalah kemampuan untuk membedakan antara hal-hal penting yang membawa Anda ke tujuan besar, dan tujuan sekunder. Tugas-tugas yang seharusnya masuk dalam kelompok C tidak penting, pada hakikatnya merupakan hal-hal yang mengalihkan perhatian dari tujuan utama, tidak memberikan kontribusi bagi kemajuan, tetapi sebaliknya hanya menghambat proses pembangunan. Seringkali mereka membuat sulit untuk berkonsentrasi pada pencapaian tujuan penting dan dengan demikian mengurangi efektivitas bentuk lampau.

Jangan bingung hal-hal mendesak dari bidang C, yang tidak penting, dengan hal-hal mendesak dari bidang A, yang hanya sangat penting. Ini cenderung meninggalkan hal-hal yang sangat penting di latar belakang.Contoh nyata dari situasi seperti itu dapat berupa pertemuan yang dipaksakan oleh seseorang dari luar, di mana Anda tidak perlu, atau mengosongkan percakapan panjang, pergi ke pesta dan perayaan, undangan yang datang dari orang-orang yang tidak menarik bagi Anda, beberapa pekerjaan rumah tangga, kerusakan peralatan rumah tangga dan sejenisnya. Ya, ini harus dilakukan segera, tetapi solusi dari tugas-tugas ini bukanlah kebutuhan vital, dan kegagalan mereka untuk melakukannya tidak menimbulkan masalah.

Kelas dari kelompok ini tidak memberikan apa-apa, sebaliknya, mereka dapat membahayakan. Mereka harus ditunda sampai nanti, dan lebih baik mengabaikannya sama sekali. Tetapi Anda perlu mengetahui musuh secara langsung - Anda harus membuat daftar "hama" seperti itu di bidang D, karena ini adalah kegiatan yang "memakan" waktu kita. Hal-hal inilah yang begitu menggoda dan menarik bagi banyak orang dengan kesederhanaan dan janjinya untuk memberikan relaksasi dan kesenangan, untuk menghabiskan waktu dalam kebahagiaan yang manis.

Karakteristik "kasus" seperti itu menciptakan godaan besar untuk menanganinya sejak awal, dan biarkan, seperti yang mereka katakan, seluruh dunia menunggu. Bisa sangat sulit untuk keluar dari kolam perbuatan semu seperti itu, mereka sangat membuat ketagihan bagi seseorang. Namun upaya untuk memusnahkan kebiasaan melakukannya tidak bisa ditinggalkan.

Kegiatan ini meliputi:

• berbicara tentang apa-apa, percakapan kosong dan tidak berarti (baik di telepon dan langsung);
• sama seperti percakapan dari paragraf sebelumnya, korespondensi di instant messenger, jejaring sosial, semua jenis obrolan;
• menonton film, serial, acara TV yang tidak membawa muatan semantik, mengalihkan perhatian dari masalah serius dan perbuatan yang menimbulkan berbagai emosi negatif;
• komputer dan permainan lainnya (tidak berkembang).

Istirahat untuk jiwa dan raga memang diperlukan, namun ada banyak cara lain yang bermanfaat untuk menerapkannya:

• membaca literatur berkualitas;
• perjalanan ke pameran, teater, dan museum;
• permainan yang mengembangkan kecerdasan;
• kelas di kolam renang, gym, jalan-jalan ke arena skating, jalan-jalan ke luar kota ke alam, jalan-jalan, dll.

Jika Anda tidak dapat sepenuhnya menghilangkan aktivitas berbahaya dari grup D dari hidup Anda, maka Anda setidaknya harus mencoba untuk menundanya, memperhatikan mereka hanya ketika tugas dari grup A dan B selesai. Tetapi cobalah untuk meminimalkan jumlah waktu yang dicurahkan untuk kegiatan “kosong”.

Ada kemungkinan besar bahwa kasus tersebut akan ditugaskan ke kelompok yang tidak pantas. Ini adalah masalah utama dalam membangun hierarki prioritas kami. Untuk membuatnya lebih mudah untuk menghadapinya, Anda perlu belajar bagaimana menjawab dua pertanyaan dengan dua kata - "ya" atau "tidak". Misalnya: “Apakah tugas ini akan membantu saya lebih dekat dengan tujuan utama saya?” Jawaban "ya" berarti penting, jawaban "tidak" berarti tidak penting.

"Jika saya tidak menyelesaikan masalah ini sekarang, apakah itu akan kehilangan relevansinya besok?" Jawaban "ya" berarti urgensi kasus, jawaban "tidak" - bukan urgensi. Setelah menentukan kategori untuk setiap kegiatan dengan cara ini, pertama-tama kerjakan tugas dari kelompok A, dan kemudian dari kelompok B.

Waktu terbaik untuk menyusun matriks adalah awal hari baru. Pikirkan baik-baik tentang tugas apa yang Anda hadapi dalam waktu dekat dan tuliskan dalam bentuk daftar biasa. Kemudian uji masing-masing dengan pertanyaan di atas dan letakkan di bidang sesuai dengan jawaban. Jangan lupa untuk menyebutkan hal-hal terkecil dan paling tidak penting yang hanya menghabiskan waktu kita dengan sia-sia.

Anda menentukan jumlah tugas untuk diri sendiri. Setelah membagi kasing ke dalam kategori yang sesuai, Anda dapat menulis di buku catatan atau membuat daftar nyaman yang biasa di penyelenggara telepon dalam urutan urgensi dan kepentingan, sehingga yang pertama dalam daftar adalah kasing dari grup A, yang kedua - dari B, yang ketiga - dari C, dan dari D tidak boleh direkam sama sekali. Jangan lupa bahwa tugas dari kelompok A dan C dapat dilimpahkan kepada kerabat, teman, kolega atau bawahan. Tetapi grup B - ini adalah hal-hal yang penting untuk dilakukan sendiri.

Siapa pun yang membutuhkannya dapat menggunakan matriks Eisenhower. Itu baik karena akan sama-sama bermanfaat bagi semua orang, tanpa memandang usia dan status sosial: para pemimpin organisasi dan perusahaan, dan pekerja dan karyawan biasa, dan ibu rumah tangga, dan siswa, dan anak-anak yang belajar di sekolah.

Mari kita lihat contoh bagaimana entri harian menurut sistem Eisenhower mungkin terlihat.

Kelompok kasus mendesak dan penting:

• mengendarai mobil ke bengkel untuk diperbaiki, karena saya membutuhkannya untuk bekerja;
• menyampaikan laporan triwulanan;
• menangani masalah yang muncul dengan kartu bank.

Sekelompok kasus yang tidak mendesak tetapi penting:

• mengembangkan tema baru dan menguraikan arah utama proyek baru;
• berhenti merokok;
• belajar bahasa Inggris;
• membeli keanggotaan gym.

Kelompok kasus yang mendesak tetapi tidak penting:

• pergi ke peringatan San Sanych dari departemen hukum;
• mengucapkan selamat kepada semua orang di jejaring sosial pada hari pertama musim semi.

Kelompok kasus yang tidak mendesak dan tidak penting:

• menata barang-barang di lemari;
• membongkar barang-barang di mezzanine;
• tonton serialnya
• bermain dengan burung beo.

Matriks Eisenhower dapat dibandingkan dengan sistem pembersihan, filter yang memungkinkan Anda menyingkirkan hal-hal yang tidak perlu. Pada awalnya, Anda mungkin perlu menulisnya setiap hari, tetapi seiring dengan bertambahnya pengalaman, Anda akan mulai merasakan tingkat intuisi yang termasuk dalam kategori mana. Dan segera setelah sistem manajemen waktu seperti itu dikuasai, dan Anda belajar bagaimana menggunakannya secara efektif, serta mendistribusikan kasing dengan benar ke dalam kuadran, Anda akan segera merasakan gelombang kebebasan. Anda akan mulai memiliki waktu untuk melakukan segalanya tepat waktu dan pada saat yang sama tidak terburu-buru, hidup Anda akan kembali normal, tujuan yang tampaknya tidak dapat dicapai tiba-tiba mulai tercapai. Dan Anda akan dijamin kehadiran kondisi prima dan semangat tinggi, energi dan kelincahan.

Disiplin adalah dasar dari kesuksesan. Tentunya Anda telah memperhatikan orang-orang seperti itu yang tidak memiliki kualitas seperti itu, mereka berada dalam angin puyuh tanpa akhir dari "kasus" tanpa akhir, sepanjang waktu melakukan sesuatu yang kosong, tidak berarti, tetapi, menurut mereka, sangat penting. Dan tatapan orang-orang ini terus-menerus lelah, lelah, tersesat, tidak bahagia. Mereka selalu mudah tersinggung, rewel dan gelisah.

Jika Anda tidak ingin seperti itu dan tidak ingin hanya membangkitkan simpati dan rasa kasihan pada orang, maka Anda harus bertindak berdasarkan prinsip sebaliknya. Jika ini adalah bagaimana semuanya terjadi untuk mereka, dan Anda menginginkan hasil yang berlawanan, maka Anda harus bertindak dengan cara yang berlawanan. Yaitu: tertibkan disiplin, kuasai teknik pengorganisasian diri, patuhi rencana, jadwal dan aturan yang jelas, pahami dengan jelas kapan dan apa yang harus dilakukan, dan yang terpenting, untuk apa semua ini, apa tujuannya. Dan matriks Eisenhower akan sangat membantu Anda dalam masalah ini.

Lagi pula, bukan tanpa alasan pendirinya, yang namanya disandang, mampu membangun karier yang memusingkan dan menjadi salah satu presiden rakyat Amerika yang paling terkenal dan dicintai, serta tokoh militer yang sangat sukses. Dan semua ini terlepas dari kenyataan bahwa pria hebat ini lahir di keluarga miskin. Dengan orang-orang seperti itu, Anda dapat dengan aman mengambil contoh dan menggunakan alat yang mereka temukan.