Bagaimana cara mengirim undangan wawancara?

Sebuah lowongan di perusahaan mana pun, perusahaan tidak selalu terbuka: itu adalah konsep sementara. Kehadirannya terganggu baik oleh penemuan karyawan baru di tempat yang sebelumnya, atau oleh penghapusan, reorganisasi posisi di mana dia muncul dan menghilang secara berkala.

Lowongan terbuka adalah pengingat konstan bahwa perusahaan membutuhkan karyawan, pemain (bawahan atau bawahan kepala divisi, departemen). Mengundang kandidat untuk wawancara adalah langkah pertama menuju penutupan lowongan yang terbentuk saat karyawan sebelumnya pergi. Mereka dikirim dengan hati-hati untuk mengirimkannya - ini memberi tahu karyawan baru di masa depan tentang perusahaan, kadang-kadang bahkan lebih dari data aktual yang tersedia secara bebas tentangnya.

Terlepas dari kenyataan bahwa undangan wawancara memiliki beberapa prinsip umum dan aturan tidak tertulis, pada akhirnya harus ditulis dalam bentuk yang sewenang-wenang. Menurutnya, pelamar mendapatkan kesan pertama yang nyata dari perusahaan tempat dia dipanggil bekerja. Aktor tersebut dapat berupa spesialis, manajer rekrutmen, atau salah satu manajer.Dalam kasus yang jarang terjadi - bahkan CEO, pemilik, pendiri - ketika perusahaan kecil dan hanya memiliki satu kantor. Aturan utamanya adalah mengomunikasikan harapan Anda dengan jelas kepada pelamar, tanpa menyimpang dari kepatuhan terhadap aturan korespondensi bisnis, menjalin kontak penting untuk pekerjaan.

Undangan dapat dikeluarkan sebagai banding tertulis atau lisan kepada pemohon yang dipilih oleh perusahaan. Mereka dipilih berdasarkan hasil seleksi dari resume banyak kandidat yang telah melamar lowongan tertentu.

Menelepon pelamar melalui ponsel adalah cara "langsung" yang paling populer untuk menjalin kontak bisnis dengannya. Saat menelepon, perekrut harus:

• perkenalkan diri Anda - berikan nama dan nama keluarga Anda, perusahaan dan posisi;
• tanyakan apakah nyaman baginya untuk berbicara sekarang atau lebih baik menelepon kembali;
• memberikan alamat kantor tempat kandidat ini diundang;
• tunjukkan tanggal dan waktu harapannya dan tanyakan apakah dia bisa tiba di lokasi wawancara pada waktu yang ditentukan.

Hal ini diperlukan untuk menghindari gagap, kata-kata parasit. Bahkan lebih baik ketika perwakilan perusahaan tidak burr atau cadel. Di perusahaan yang bertanggung jawab, mereka berusaha untuk tidak membiarkan orang-orang seperti itu bekerja dalam merekrut dan berkomunikasi dengan klien. Namun, ada kasus ketika, misalnya, agen penagihan cukup sering mengabaikan aturan ini, menempatkan seseorang dengan masalah bicara di atas di telepon. Ini adalah anti-contoh, abstrak darinya.

Masuk akal untuk menulis undangan wawancara melalui email ketika pemohon telah menunjukkan alamat emailnya. Undangan tertulis dapat digandakan baik untuk berjaga-jaga, atau dikirim ketika masa tunggu singkat, dan pemohon melewatkan panggilan dari perusahaan yang menunggunya.

Dalam kasus terakhir, email digunakan ketika pencarian karyawan sangat mendesak, mendesak. Misalnya, diketahui bahwa seorang rekan majikan sebelumnya mengalami kecelakaan dan meninggal. Dan seseorang harus terus bekerja untuknya, karena posisi ini adalah salah satu kuncinya, dan waktu menganggur dalam pekerjaan akan sangat merusak bisnis perusahaan.

Setelah dengan tergesa-gesa dan sah melewati semua konfirmasi formal, segera mengumumkan lowongan, majikan akan segera mencari kandidat baru. Tapi itu akan menerapkan waktu tunggu yang ketat dan cepat bekerja dalam urutan prioritas, berbaris dalam antrian harian yang ramai. Selain itu, banyak pelamar tidak sering menggunakan email.

Jika tidak mungkin untuk mendapatkan kandidat yang diinginkan (jika dia sendiri, belum ada orang lain), menulis undangan melalui email dapat menjadi langkah yang bermanfaat. Surat undangan diawali dengan salam dan/atau alamat kepada pemohon dengan nama dan patronimik. Surat itu berisi informasi tentang perusahaan, tanggal, waktu dan alamat rapat. Banding kepada pelamar diakhiri dengan harapan untuk sukses dalam pekerjaan di masa depan. Bahkan ketika pekerjaan ini akan dilanjutkan bukan di perusahaan ini, tetapi di luarnya. Perwakilan memberikan nama depan dan belakangnya, serta posisinya.

Opsi "Lanjutan" - temukan pencari kerja melalui messenger (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) – dan menulis atau meneleponnya menggunakan komunikasi suara paket VoIP, bahkan ketika ponsel pelanggan tidak tersedia. Faktanya, utusan pemohon dapat bekerja di gadget lain, di mana tidak ada kartu SIM sama sekali atau tidak memiliki nomor telepon. Kemudian dialog akan berlangsung tidak dalam bentuk huruf (kering dan ringkas), tetapi dalam bentuk percakapan bisnis yang lebih “hidup” dan santai (“tanya jawab”).

Bagaimanapun, amati etiket bisnis: Anda hanyalah karyawan masa depan. Jika tidak mungkin untuk menghubungi melalui pesan instan, majikan akan mengirim pesan SMS dengan permohonan kepada pelamar, yang secara singkat menunjukkan perusahaan dan departemennya (subdivisi, cabang), keinginan untuk bertemu, alamat dan tempat pertemuan, tanggal dan waktu.

Di masa lalu, sebelum munculnya ponsel, pesan itu "didorong" ke pager. Jika pemohon tidak memiliki telepon rumah, surat biasa dikirim ke alamatnya atas nama terdakwa yang berwenang.

Perekrut harus memiliki keterampilan komunikasi bisnis. Untuk setuju dengan jelas hindari kata-kata parasit, gagap. Tanggapi dengan cepat dan tepat apa yang terjadi. Keterampilan komunikasi datang dengan pengalaman praktis.

Anda tidak boleh memberikan informasi yang tidak perlu atau informasi yang membahayakan tentang diri Anda.. Tetapi tidak ada gunanya saling menipu ketika keduanya memiliki pertanyaan spesifik tentang topik pembicaraan. Kebenaran yang tersembunyi, meskipun tidak menarik, akan tetap terungkap baik saat wawancara, atau ketika pelamar telah menjadi karyawan penuh perusahaan. Informasi ini dapat menjadi alasan untuk menolak membuat kontrak untuk pekerjaan di masa depan atau untuk pemecatan tiba-tiba seorang karyawan baru dari pekerjaan yang baru diperoleh.

Lebih bijaksana menggunakan template, tetapi tidak menyalinnya.Jika aplikasi diproses oleh situs, itu didasarkan pada skrip yang mempercepat pemrosesan surat. Contoh teks, meskipun itu standar, masih lebih baik untuk dibuat ulang sedikit, "menyegarkan". Sebagai contoh, surat dari perusahaan MTS tentang perekrutan asisten penjualan baru di salah satu salon.

“Ivan Petrovich yang terhormat!

Anda telah mengirim resume untuk lowongan asisten penjualan di toko yang berlokasi di alamat: Wilayah Rostov, Azov, st. Moskow, 23.

Terima kasih telah memberi kami beberapa menit! Berdasarkan hasil seleksi kandidat, kami memilih Anda, karena Anda yang paling cocok untuk kami. Pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan Anda sangat penting bagi kami. Kami tertarik pada kerjasama yang bermanfaat dan efektif dengan Anda.

Kami sedang mencari karyawan untuk mengisi posisi yang kosong. Kami mengundang Anda untuk menemui kami di alamat di atas. Kami menunggu Anda pada hari Senin, 14/10/2019, pukul 11:00. Jika Anda berniat untuk menjadwal ulang pertemuan, beri tahu kami melalui salah satu cara berikut:

• dengan nomor: 8-918-123-45-67 (spesialis rekrutmen di MTS di Rostov-on-Don);
• di hotline 8-800-333-08-90 (beri tahu operator pusat panggilan MTS ID aplikasi: 117-568-902);
• dengan mengirimkan surat tanggapan melalui email: work@mts. ru.

Kami berharap kami dapat memenuhi harapan Anda. Kami berharap Anda sukses!

Hormat kami, Roman Aleksandrovich Grevtsev, Spesialis Rekrutmen,

Cabang Rostov dari perusahaan MTS.

Contoh ini menunjukkan: pertama-tama alihkan perhatian pencari kerja ke apa yang dia inginkan - dan bukan ke apa yang Anda dan perusahaan Anda inginkan. Dia akan terkejut dan tersanjung dengan perlakuan seperti itu.

Pemohon, yang belum menemukan pekerjaan lain selama waktu ini, menyetujui undangan tersebut. Tetapi ketika pekerjaan sudah ditemukan, dia memberi tahu majikan. Bersikap sopan. Jika Anda tidak datang karena alasan tertentu, cobalah untuk tidak memutuskan kontak untuk selamanya. Selanjutnya, majikan dapat menelepon Anda lagi jika Anda kehilangan pekerjaan Anda saat ini.

Menyusun tanggapan atas undangan melalui SMS, e-mail atau melalui pesan instan didasarkan pada kanon korespondensi bisnis yang sama. Tanggapi undangan sesegera mungkin. Idealnya, ketika pemberitahuan tentang surat masuk diatur, dan surat-surat itu sendiri diurutkan ke dalam folder, yang memudahkan Anda untuk menanggapi permintaan majikan. Pada akhirnya, ucapkan terima kasih kepada lawan bicara atas perhatian yang diberikan kepada orang Anda.