Kiat Resume Sekretaris

Sekretaris perusahaan mengambil tugas mengatur kegiatan tenaga kerja dan, khususnya, kepala perusahaan. Ini adalah asisten kepala perusahaan, jadi ada persyaratan yang cukup ketat untuk kandidat untuk lowongan ini. Mari kita membahas lebih detail tentang masalah menyusun resume yang sukses untuk posisi sebagai sekretaris.

Pekerjaan sekretaris mana pun membutuhkan kemampuan untuk dengan cepat beralih dari satu jenis aktivitas kerja ke aktivitas kerja lainnya. Orang ini melakukan berbagai tugas, tetapi semuanya ditujukan untuk membantu orang pertama perusahaan dalam pekerjaannya, serta menghemat waktu kerja dan pribadinya. Secara tradisional, fungsi pekerjaan spesialis ini meliputi pekerjaan kantor, pekerjaan dengan telepon, PBX dan peralatan kantor, redistribusi panggilan, serta mengatur pertemuan, perjalanan bisnis dan beberapa pekerjaan lainnya.

• Sekretaris di resepsi Bertanggung jawab atas penerimaan awal klien dan pengunjung, komunikasi telepon, penerimaan fax, serta service support untuk negosiasi kepala.
• Dalam tugas seorang administrator termasuk organisasi interaksi karyawan perusahaan yang paling efektif, menjaga ketertiban di ruang kantor, pemeliharaan peralatan kantor, menyediakan kantor perusahaan dengan semua alat tulis dan barang-barang rumah tangga yang diperlukan.
• Tugas asisten pribadi manajer sedikit berbeda. Spesialis ini selalu mengetahui acara mendatang. Di pundaknyalah penjadwalan rapat kerja bos, pemenuhan instruksi pribadinya, dan banyak tugas lain yang biasanya dinegosiasikan secara individu dalam setiap kasus, menjadi tanggung jawabnya.
• pegawai pengadilan biasanya melekat pada satu hakim - karyawan ini mengambil bagian dalam sesi pengadilan dan melakukan semua pekerjaan dokumenter yang diperlukan. Sekretaris pengadilan terlibat dalam pengarsipan dokumen, mentransfer bahan ke kantor, menyimpan risalah sidang, serta mengirim surat panggilan. Persyaratan untuk posisi ini sangat tinggi: karyawan harus memiliki pendidikan hukum yang lebih tinggi dan pengalaman profesional minimal 2 tahun.
• juru bicara mengawasi masalah presentasi merek, berinteraksi dengan media, menyusun pilihan berita terkini. Asisten pribadi menerima semua korespondensi, menyiapkan semua dokumen bisnis untuk orang pertama perusahaan, mengumpulkan informasi, dengan satu atau lain cara terkait dengan pengambilan keputusan penting, dan juga melakukan instruksi satu kali dari bos.

Setiap resume terdiri dari beberapa blok. Di bawah ini adalah rekomendasi tentang apa yang harus ditunjukkan masing-masing kepada sekretaris masa depan.

Dalam versi yang diperluas, daftar tugas pekerjaan sekretaris adalah sebagai berikut:

• penerimaan surat dan aplikasi yang masuk, pendistribusiannya kembali, penyerahannya kepada orang yang bertanggung jawab;
• penerimaan dokumentasi untuk ditandatangani oleh kepala;
• menjawab panggilan telepon masuk dan meneruskannya;
• organisasi negosiasi bisnis kepala;
• persiapan banding, surat dan dokumen lain atas permintaan kepala;
• persiapan rapat dan rapat kerja, mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberi tahu semua peserta acara tentang tempat dan waktu penyelenggaraannya, menyelesaikan risalah rapat;
• penyediaan layanan untuk menyelenggarakan pertemuan tamu kepala;
• kontrol atas pelaksanaan oleh karyawan perusahaan perintah administrasi;
• menyediakan administrasi perusahaan dengan alat tulis, peralatan kantor, dan sarana lain yang diperlukan untuk pekerjaan itu, berkontribusi pada pekerjaan staf yang tidak terganggu;
• penerimaan pengunjung;
• memelihara arsip perusahaan;
• organisasi perjalanan bisnis untuk orang pertama perusahaan: pembelian tiket, serta pemesanan kamar hotel;
• pelaksanaan tugas lainnya.

Kandidat yang berhasil untuk posisi sekretaris harus memiliki keterampilan berikut, yang dapat ditunjukkan dalam resume:

• kantor Kerja;
• melakukan percakapan telepon;
• pertemuan dan konsultasi awal klien;
• memelihara kehidupan kantor;
• pemrosesan korespondensi;
• organisasi acara dan pertemuan bisnis;
• manajemen waktu kepala;
• Pengetahuan tentang peralatan kantor dan perangkat lunak PC.

Keterampilan mana yang diprioritaskan tergantung pada bidang kegiatan perusahaan. Misalnya, jika Anda memerlukan sekretaris untuk pusat medis, maka kecil kemungkinan Anda akan membutuhkan pengetahuan yang mendalam tentang pekerjaan kantor dan manajemen dokumen, Anda tidak mungkin memerlukan kemampuan untuk menyusun dokumen untuk mendapatkan visa. Posisi ini membutuhkan kemampuan berkomunikasi dengan klien, pengetahuan dasar-dasar bisnis medis, kemampuan berkomunikasi melalui telepon dalam volume besar.

Prestasi profesional penting bagi pemberi kerja mana pun, di antara yang paling signifikan adalah poin-poin berikut:

• optimalisasi alur dokumen perusahaan;
• menciptakan iklim kerja yang optimal di kantor;
• organisasi sistem interaksi antar departemen;
• Dukungan perjalanan;
• mengkoordinasikan kegiatan kurir dan cleaning service.

Seorang sekretaris yang kompeten harus memiliki kualitas penting seperti:

• keterbukaan terhadap komunikasi;
• tanggung jawab dan orientasi hasil;
• posisi hidup aktif;
• kemampuan untuk melakukan tugas dalam lingkungan multi-tasking;
• kemampuan untuk dengan cepat beralih dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya;
• tidak adanya kebiasaan buruk;
• toleransi stres;
• akurasi dan ketelitian;
• keinginan untuk membawa apa yang telah dimulai sampai akhir;
• kesopanan;
• kemampuan untuk bekerja dengan informasi pribadi;
• bahasa lisan dan tulisan yang benar;
• pengetahuan yang baik tentang etika bisnis;
• kemampuan bekerja dalam tim.

Jika Anda sudah pernah bekerja sebagai sekretaris, maka tidak akan sulit bagi Anda untuk menggambarkan pengalaman kerja Anda. Akan jauh lebih sulit bagi pelamar yang mencari pekerjaan di bidang khusus ini untuk pertama kalinya.Namun, kurangnya pengalaman bukanlah alasan untuk frustrasi, Anda selalu dapat menonjolkan keterampilan utama yang Anda miliki.

Misalnya, Anda dapat menentukan:

• kefasihan dalam bahasa Inggris dan Spanyol;
• Kemahiran dalam semua program kantor dasar;
• pengetahuan tentang peralatan kantor;
• Metode pengetikan sentuh 10 jari (300 karakter per menit).

Untuk melamar lowongan asisten sekretaris di perusahaan terkemuka, Anda harus memiliki pendidikan tinggi. Namun, pelaksanaan tugas yang efektif sering kali membutuhkan kursus dan pelatihan tambahan tentang pekerjaan kantor, pengarsipan, serta pelatihan bekerja dengan peralatan kantor. Di kantor kecil, sekretaris sering kali juga melakukan tugas pengacara junior atau menyimpan catatan akuntansi. Dalam hal ini, masing-masing, Anda akan memerlukan pendidikan hukum atau ekonomi.

Mari kita lihat lebih dekat apa yang tidak perlu Anda sertakan dalam resume Anda.

• Hobi dan hobimu. Tidak perlu menjelaskan secara rinci bagaimana Anda ingin menanam bunga/merajut/menyulam jika aktivitas Anda di masa depan tidak ada hubungannya dengan itu.
• Semua pengalaman kerja yang ada. Banyak orang memulai karir mereka di posisi seperti salesman, petugas kebersihan, atau petugas kebersihan. Jika Anda telah bekerja selama lebih dari 10 tahun, itu akan cukup untuk berhenti di 2-3 tempat dalam spesialisasi serupa.
• Sekretaris harus memiliki penampilan yang menyenangkan, jadi disarankan untuk melampirkan foto ke resume. Namun, tidak ada nuansa seksual yang diizinkan di sini - batasi diri Anda pada foto ketat "untuk dokumen". Gambar dalam pakaian renang atau di restoran dapat ditafsirkan secara tidak benar.

Surat lamaran adalah opsional, tetapi tetap memberikan kesan yang baik pada calon pemberi kerja. Jangan ulangi semua yang tertulis di resume itu sendiri. Di sini Anda perlu menunjukkan minat Anda pada lowongan dan secara singkat menekankan adanya keterampilan dan kompetensi dasaruntuk membantu Anda dalam tugas profesional Anda.

Di akhir surat, terima kasih atas minat Anda dan sampaikan harapan tulus Anda untuk tanggapan.

Kesimpulannya, berikut adalah template resume siap pakai untuk posisi sekretaris.

Ivanova Olga Ivanovna

d.r.: 10.01.1985

tempat tinggal: Rostov

massa. telepon: +7 (***) **-**-***

surel: ***@***. **

sasaran: posisi sekretaris pribadi

Pendidikan

Institut Ekonomi Rostov

Fakultas sosial ekonomi

BC "Pendidikan Profesi", seminar "Dasar-Dasar Kesekretariatan"

pengalaman kerja

01.2013 - sekarang "Rumah Dagang" JSC

posisi : sekretaris

tanggung jawab:

• perencanaan jadwal kerja direktur;
• kantor Kerja;
• menjaga kelancaran fungsi kantor.

09.2008 - 12.2012 JSC "Medcenter Plus"

posisi : resepsionis

tanggung jawab:

• menerima dan mendistribusikan kembali panggilan telepon;
• bekerja dengan korespondensi;
• pertemuan pengunjung;
• konsultasi klien awal.

Keterampilan:

• pengalaman bisnis;
• pengetahuan tentang program komputer kantor;
• pidato yang benar secara tata bahasa;
• pengenalan peralatan kantor.