Resume Asisten Eksekutif: Struktur dan Pedoman Penyusunan

Asisten manajer - orang yang merupakan tangan kanan bos, menyelesaikan semua masalah organisasi, memiliki informasi terkini dan menunjukkan kesiapan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak. Posisi seperti itu bagi banyak orang adalah langkah yang disambut baik dalam karier. Resume yang ditulis dengan baik akan membantu untuk menerimanya.

Resume asisten eksekutif adalah dokumen yang merupakan potret profesional pelamar. Majikan belum mengevaluasi Anda sendiri, tetapi teks, yang seharusnya menyajikan Anda dengan cara yang paling menguntungkan. Untuk melakukan ini, itu harus terstruktur.

Struktur resume yang baik.

• Informasi pribadi. Di awal cerita bisnis tentang diri Anda, Anda harus memperkenalkan diri. Nama lengkap, tahun lahir, detail kontak saat ini. Yang terakhir harus bervariasi: ponsel, rumah, email. Pastikan untuk melampirkan foto. Foto kecil berkualitas tinggi di sudut kanan di sebelah item "Informasi Pribadi" bukanlah atribut resume wajib, tetapi diinginkan. Khusus untuk pelamar lowongan asisten direktur umum, sekretaris pribadi.
• Pendidikan. Jika Anda bermaksud memasukkan daftar panjang dengan berbagai kursus dan seminar dalam paragraf ini, ini akan berlebihan. Daftar hanya yang utama: universitas dan, mungkin, salah satu seminar utama, setelah lulus Anda menerima sertifikat yang sesuai.
• Pengalaman kerja. Jika Anda telah mengubah banyak pekerjaan, Anda tidak boleh menunjukkan semuanya - hanya kunci atau 2-3 tempat layanan terakhir. Sebutkan nama perusahaan, tahun bekerja, posisi. Jika Anda belum pernah bekerja di mana pun sebelumnya, tandai di paragraf ini tempat Anda magang saat belajar di universitas.
• Kualitas profesional. Sekretaris pribadi adalah orang yang harus bisa berbuat banyak dan yang lebih penting banyak belajar. Apa pun keterampilan profesional yang Anda daftarkan, tunjukkan fakta bahwa Anda siap untuk belajar dan berkembang dalam posisi Anda.
• Kualitas pribadi. Tunjukkan di sini kualitas-kualitas yang melekat dalam diri Anda yang dapat membantu dalam pertumbuhan profesional: misalnya, ketekunan, tanggung jawab, ketelitian, stabilitas emosional, rasa ingin tahu.
• Prestasi. Apa yang bisa Anda bawa ke aset Anda? Mungkin Anda tidak memiliki pengalaman kerja, tetapi di institut Anda adalah kepala sekolah dan berhasil mengatasi peran ini. Atau, misalnya, mereka menyelenggarakan pernikahan turnkey untuk kenalan, yang sudah berbicara tentang keterampilan organisasi yang baik.
• Motivasi. Bukan item wajib, tapi bisa menjadi bagian utama resume. Tulis dalam dua kalimat saja mengapa Anda ingin menjadi asisten atau sekretaris kepala. Ini mungkin terlihat seperti ini: "Saya melihat pertumbuhan profesional saya sendiri di posisi ini, saya menghubungkan kemampuan dan kekuatan saya dengan permintaan pelamar, saya dapat mencatat tanggung jawab, tujuan, dan kesiapan untuk pengembangan sebagai aset."
• Informasi tambahan. Apakah Anda menikah, apakah Anda tahu bahasa asing, apakah Anda memiliki SIM, apa hobi Anda.

Cara dokumen disajikan secara visual juga penting. Informasi harus terstruktur, mudah dibaca, cerah, ekspresif, dan pada saat yang sama, tidak boleh mengandung "kekuatan kasar". Menggunakan banyak warna adalah alat tambahan untuk ringkasan. Pada saat yang sama, tidak perlu membuat ringkasan hitam dan putih: pilih desain biru tua: sorot judul paragraf dengan warna biru tua tebal. Pastikan poinnya relatif proporsional.

Cobalah untuk memastikan bahwa semua teks cocok pada satu halaman. Jangan tinggalkan rongga samping: tempatkan titik-titik yang saling berhadapan. Gunakan daftar.

Penyelesaian bagian yang tepat mendefinisikan Anda sebagai orang yang dapat menyelesaikan tugas dengan jelas. Ini adalah ujian pertama asisten masa depan. Teks yang ramping dan bermakna, konsisten dalam gaya yang sama, informatif dan disajikan dengan sukses - ini adalah sifat presentasi diri yang diperlukan untuk asisten manajer.

Seperti yang telah disebutkan, bagi mereka yang suka belajar dan menyimpan "kerak", sama sekali tidak perlu menandai semuanya. Jika Anda lulus dari perguruan tinggi dengan gelar Asisten Sekretaris, dan kemudian gelar universitas dalam spesialisasi, misalnya, Psikolog, pastikan untuk menunjukkan kedua pendidikan dalam paragraf ini. Anda perlu menulis nama universitas, fakultas, spesialisasi, tahun studi - sebaiknya dalam urutan itu. Kursus, seminar, pelatihan, tulis hanya di mana Anda menerima sertifikat atau sertifikat. Tunjukkan organisasi pendidikan yang menerbitkan dokumen tersebut kepada Anda.

Selain daftar organisasi tempat Anda pernah bekerja, masuk akal untuk menunjukkan tanggung jawab pekerjaan yang Anda lakukan di sana. Contoh daftar pekerjaan:

• memelihara dokumentasi masuk dan keluar;
• persiapan dokumen untuk ditandatangani;
• koordinasi jadwal kerja karyawan;
• organisasi siaran pers, pertemuan, acara protokol;
• konsultasi telepon (konsultasi awal);
• pemeliharaan jaringan sosial sebagai platform untuk layanan perusahaan periklanan.

Tulis hanya apa yang sebenarnya harus Anda lakukan. Jangan melebih-lebihkan kemampuan Anda sendiri. Anda tidak boleh menulis fungsionalitas yang Anda lakukan secara sukarela, tetapi yang tidak secara langsung berhubungan dengan posisi Anda. Misalnya, Anda mahir dalam editor foto, editor grafis, dan kartu nama dan brosur yang dirancang secara teratur untuk perusahaan.

Di sini Anda menggambarkan keterampilan profesional yang Anda miliki dengan percaya diri. Daftarnya bisa berupa:

• pengguna PC yang percaya diri;
• kepemilikan peralatan kantor (transfer);
• pengalaman dengan data rahasia;
• pengetahuan tentang etiket bisnis, korespondensi bisnis;
• kemampuan untuk bekerja dengan sejumlah besar informasi;
• kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan multitasking;
• pidato yang melek huruf (lisan dan tulisan);
• pengetahuan tentang dokumentasi;
• pengalaman dalam mengumpulkan laporan;
• keterampilan penanganan korespondensi;
• pengalaman dalam mengatur pertemuan bisnis, negosiasi;
• keterampilan dalam menerapkan metode pengumpulan informasi yang relevan dan analisis selanjutnya;
• pengetahuan tentang dasar-dasar psikologi aktivitas kewirausahaan.

Tidak perlu menulis daftar yang begitu banyak. Tunjukkan 5-6 keterampilan utama, yang kepemilikannya tidak akan berlebihan. Gunakan frasa "langsung" untuk menggambarkan keterampilan Anda sendiri: "kemampuan untuk melakukan ...", "Saya memiliki ini", "pengetahuan tentang itu".

Majikan membaca paragraf ini dengan sangat hati-hati. Pencapaian termasuk proyek sukses yang Anda awasi secara pribadi dan, tentu saja, promosi, diploma, dan ucapan terima kasih. Mungkin beberapa inisiatif yang Anda ajukan telah berakar di tempat kerja Anda sebelumnya.

Bahkan jika menurut Anda pencapaian dari masa lalu tidak berlaku untuk tempat kerja baru, itu bisa menjadi penanda tambahan potret profesional Anda. Hal ini terutama berlaku untuk keterampilan organisasi, yang sangat berharga bagi seorang asisten eksekutif.

Menulis secara harfiah 3-4 kalimat yang memberikan kecerahan potret Anda. Misalnya, pelamar gemar berlari, setiap tahun berpartisipasi dalam maraton. Ini mungkin menunjukkan konsistensi Anda, kualitas berkemauan keras, komitmen terhadap gaya hidup sehat. Di sini Anda juga dapat menentukan status perkawinan mereka, keberadaan anak, SIM.

Ini adalah dokumen bisnis yang harus memenuhi persyaratan korespondensi bisnis.

Seperti apa struktur dokumennya?

• Salam pembuka. Dokumen impersonal tidak menyebabkan penerimaan, personifikasi secara tidak sadar menyebabkan persetujuan. Kontak informal harus dihindari. Tulis "Selamat siang!", "Halo!", Semua banding lainnya tidak begitu berhasil.
• Bagian utama. Tunjukkan dari sumber mana Anda mendengar tentang lowongan itu. Sebutkan posisi yang dilamar. Jelaskan mengapa posisi ini menarik bagi Anda sebagai seorang spesialis. Dalam satu atau dua kalimat, jelaskan pengalaman Anda yang penting untuk posisi ini.
• Frase penutup. Terima kasih kepada pembaca surat atas perhatian yang ditunjukkan kepada Anda, perhatikan kesiapan untuk bertemu untuk mengatur wawancara.
• Perpisahan. Cukup dengan menulis "Hormat, nama lengkap."
• Rincian kontak. Dan meskipun informasi ini ada dalam teks ringkasan, akan berguna untuk menyebutkannya di sini.

Setiap paragraf dimulai dengan paragraf baru dan tidak boleh melebihi 3 kalimat. Surat pengantar adalah dokumen abstrak yang ringkas. Kekuatannya akan menjadi keunikan dan relevansi.

Contoh Resume Asisten Eksekutif Template akan membantu Anda menulis kertas putih Anda sendiri.

Chernova Julia Igorevna

Lowongan: Asisten Manajer

Data pribadi: tempat tinggal - ..., tanggal lahir, status perkawinan. Anda juga dapat memasukkan informasi kontak Anda di sini.

Pendidikan: Universitas Pedagogis Timur Jauh. Fakultas - Bahasa asing. Khusus "guru bahasa Inggris". 2008-2013 Kursus: Sekolah Tinggi Ekonomi dan Layanan, Moskow. Nama kursus "Sekretaris - juru tulis", 2017

Pengalaman kerja: dari 2017 hingga 2019 bekerja sebagai sekretaris perusahaan "Rumah Pintar", Moskow. Sebelum itu, dari 2013 hingga 2017, ia bekerja sebagai sekretaris departemen pendidikan Sekolah Tinggi Pedagogis Moskow.

Tanggung jawab:

• merencanakan dan mengkoordinasikan jadwal kerja kepala;
• organisasi pertemuan, wawancara, negosiasi;
• pengendalian dokumen masuk dan keluar;
• memberikan bantuan teknis kepada manajer;
• transfer dokumen tepat waktu ke kepala;
• korespondensi bisnis;
• bekerja dengan staf pendukung;
• pemeliharaan katalog elektronik dokumentasi internal perusahaan.

Keterampilan kunci:

• tingkat melek huruf yang tinggi (termasuk komputer);
• pengetahuan bahasa Inggris sempurna, bahasa Jerman di atas rata-rata;
• pengetahuan tentang etika bisnis.

Prestasi: tidak lebih dari 3 (sertifikat, terima kasih, kategori yang ditugaskan, pengawasan proyek yang kompleks).

Kualitas pribadi: tidak lebih dari 5. Misalnya: organisasi, kepercayaan diri, niat baik, akal.

Informasi tambahan: Pengalaman mengemudi (kategori B) - 6 tahun.