Siapa sekretaris-referensi dan apa yang dia lakukan?

Jabatan sekretaris telah lama menjadi yang paling diinginkan oleh banyak kaum hawa. Sebelumnya, sebagai aturan, hampir tidak ada yang diminta dari karyawan seperti itu, kecuali penampilan yang menarik. Namun, sekarang semuanya telah berubah, terkadang karyawan seperti itu menjadi bagian penting dari tim dan harus siap untuk melakukan banyak fungsi. Akibatnya, ia sering sangat sibuk dengan pekerjaan. Tentang apa tanggung jawab ini, persyaratan apa yang harus dipenuhi untuk menerima tawaran pekerjaan, baca di artikel ini.

Profesi "sekretaris" berakar pada zaman Roma Kuno. "Sekretaris" adalah orang kepercayaan para kaisar - orang-orang yang memiliki pengaruh politik yang besar. Profesi ini menerima permulaan barunya selama Perang Dunia Pertama, tetapi sudah berarti pelaksanaan tugas yang sama sekali berbeda. Hanya gema dari arti asli "sekretaris" yang bertahan hingga zaman kita dalam bentuk posisi seperti sekretaris jenderal dan sekretaris negara.

Saat ini, profesi asisten sekretaris menuntut pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan dokumen, organisasi pekerjaan kantor, pengelolaan peralatan kantor dan fungsi lainnya. Keterampilan komunikasi dan perhatian dianggap keterampilan penting bagi seorang sekretaris-referensi. Awalan "referent" berarti bahwa karyawan akan berkomunikasi dengan atasan tentang berbagai masalah pekerjaan. Jelas bahwa persaingan di antara mereka yang ingin mengambil posisi ini tinggi, terutama di perusahaan atau perusahaan besar. Keterampilan khusus yang harus dimiliki seorang sekretaris terkadang bergantung pada bidang kegiatan perusahaan. Sederhananya, di perusahaan yang menjual peralatan, sekretaris perlu mengetahui seluk-beluk dalam melakukan negosiasi bisnis. Namun, ini sama sekali tidak perlu, untuk setiap perusahaan semuanya bersifat individual.

Perusahaan perekrutan besar mengklaim bahwa posisi ini, bersama dengan posisi pengemudi dan lowongan serupa lainnya, melibatkan banyak lembur setelah jam kerja. Orang-orang di posisi ini dipaksa untuk beradaptasi dengan jadwal atasan mereka dan siap bekerja hampir 24/7. Sekarang "sekretaris virtual" mendapatkan popularitas, yang melakukan sebagian besar tugas sekretaris reguler untuk perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki kesempatan untuk menyewa kantor atau tidak melakukannya karena penghematan biaya. Secara terpisah, perlu diperhatikan pentingnya penampilan sekretaris. Sekretaris harus berpakaian dengan gaya bisnis, menghindari riasan, gaya rambut yang cerah, keterlaluan dan tidak pantas.

Dokumen ini berisi semua tugas yang terkait dengan aktivitas karyawan. Uraian pekerjaan juga memuat hak-hak karyawan dan uraian persyaratan untuknya.Dokumen ini juga berisi informasi tentang siapa yang harus menggantikan karyawan tersebut selama ketidakhadirannya. Perlu juga dicatat fakta bahwa, jika perlu, deskripsi pekerjaan dapat direvisi dan diubah. Ini mungkin terjadi dalam kasus berikut.

• Mengubah tugas sekretaris-rujukan.
• Munculnya perubahan dalam dokumentasi organisasi.
• Munculnya perubahan struktur organisasi.

Di bawah ini adalah tanggung jawab utama dari asisten sekretaris.

• Seringkali orang dalam posisi ini bertanggung jawab untuk menyediakan alat tulis kantor. Dia juga harus memesan bahan makanan jika perlu. Tugas langsung sekretaris adalah memesan water cooler dan memantau kepenuhannya.
• Sekretaris-referensi harus menerima panggilan untuk kepala dan menghasilkan "penyaringan" mereka.
• Ia juga harus mengatur tata cara penerimaan tamu.
• Orang dalam posisi ini melapor langsung kepada CEO perusahaan. Dengan demikian, sebagian besar tugas yang dilakukan akan terkait dengan permintaan dan perintahnya.
• Daftar tugasnya juga termasuk menerima dan mengirim surat-menyurat yang diterima dan dikirim, menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan atas permintaan Direktur Jenderal, mengendalikan dokumen-dokumen yang perlu ditandatangani Direktur.
• Sekretaris juga menyampaikan informasi yang diperlukan dari direktur kepada karyawan dan sebaliknya, memanggil karyawan ke direktur jika diperlukan.
• Karyawan ini juga sering berinteraksi dengan bagian administrasi dan pemeliharaan. Kadang-kadang dia dapat berkoordinasi dengan karyawan departemen ini untuk masalah penyediaan alat tulis dan inventaris kantor.Berbeda dengan paragraf pertama yang dijelaskan di atas, paragraf ini tidak selalu ditentukan dalam uraian tugas asisten sekretaris.
• Sekretaris harus memesan tiket pesawat dan memesan kamar hotel jika direktur atau karyawan lain melakukan perjalanan bisnis.
• Di beberapa organisasi, sekretaris harus memberi tahu atasan dan/atau karyawan lain tentang perayaan yang akan datang, ulang tahun karyawan, dan hari libur umum. Terkadang ini dilakukan oleh spesialis SDM.
• Sekretaris harus menyiapkan resepsi direktur setiap hari untuk memulai hari baru - menyalakan lampu, peralatan kantor (printer, komputer, dan sebagainya), menyiapkan dokumen yang diperlukan.

Sekretaris-referensi harus bertanggung jawab atas alur kerja dan tidak memiliki hak untuk mengungkapkan informasi rahasia. Karyawan semacam itu bertanggung jawab atas keamanan dokumen dan penyerahan tepat waktu kepada atasan. Sekretaris bertanggung jawab atas kegagalan untuk memenuhi tugas yang ditentukan dalam uraian tugas, yaitu kegagalan untuk menjalankan fungsi pekerjaannya, termasuk pelanggaran seperti keterlambatan. Seorang karyawan mungkin memiliki masalah jika dia lalai dalam bekerja dengan dokumentasi.

Tanggung jawab ditanggung atas pengungkapan informasi rahasia yang termasuk dalam kategori "rahasia dagang". Seorang karyawan dilarang merusak peralatan, khususnya furnitur yang disediakan untuknya atau milik perusahaan. Sekretaris bertanggung jawab atas sikap tidak bijaksana atau kasar terhadap karyawan. Karena dia berkomunikasi dengan semua karyawan lain hampir setiap hari, sekretaris harus tidak bertentangan dan diplomatis.

Pertama-tama, asisten sekretaris memiliki hak untuk meminta berbagai dokumen yang diperlukan baginya untuk bekerja dari berbagai karyawan. Sekretaris dapat mendistribusikan panggilan telepon masuk tergantung pada kepentingan mereka pada kebijaksanaannya. Begitu pula dengan tata cara penerimaan tamu di resepsi. Ia juga dapat meminta penjelasan dari karyawan jika telah terjadi pelanggaran disiplin. Asisten sekretaris juga memiliki akses ke dokumen yang diklasifikasikan sebagai "rahasia".

Hanya CEO yang dapat memecat atau mempekerjakan karyawan seperti itu, dan bukan kepala departemen atau departemen, seperti dalam kasus lain. Hal yang sama berlaku untuk teguran. Sekretaris dapat mengajukan usulan kepada pimpinan mengenai perbaikan pekerjaan dengan dokumentasi atau cara kerja manajerial. Itu juga dapat mengoptimalkan beberapa alur kerja. Seperti pegawai lainnya, ia berhak menuntut terciptanya kondisi kerja yang nyaman dan bahkan dapat meminta penjelasan secara lisan dari pegawai yang melanggar disiplin kerja.

Sebagai aturan, pekerjaan sekretaris dievaluasi berdasarkan ketekunan dan efisiensinya. Dengan demikian, keterampilan lain bersifat sekunder. Karyawan harus dapat berkomunikasi dengan orang, bernegosiasi, memiliki pidato yang disampaikan dengan baik. Harus bisa menyelesaikan berbagai macam masalah organisasi, menggunakan program Microsoft office - Excel, Power Point, Word dan lain-lain.

Tidak ada persyaratan ketat untuk pendidikan, serta untuk spesialisasi yang diterima. Namun, pendidikan harus, meskipun menengah khusus.Lulusan hukum lebih disukai karena pekerjaan sebagian besar terkait dengan pencatatan. Diutamakan pengalaman kerja 1 tahun. Sebuah alternatif untuk pengalaman kerja mungkin untuk mengambil kursus pelatihan sekretaris.

Di perusahaan asing, calon karyawan mungkin diminta untuk mengetahui satu atau lain bahasa asing. Sekretaris harus dapat mengungkapkan pemikirannya dengan benar, menulis dan menyusun dokumen tanpa kesalahan tata bahasa.

Permintaan untuk profesi ini tinggi. Sebagai aturan, kegiatan seperti itu paling cocok untuk para profesional muda yang baru saja lulus dari lembaga pendidikan. Kegiatan ini merupakan kesempatan besar untuk mempelajari struktur perusahaan. Diyakini bahwa dalam posisi ini seseorang dapat memperoleh keterampilan yang baik dari manajer yang baik di masa depan. Karena asisten sekretaris melakukan berbagai tugas, dia adalah karyawan yang penting dan perlu bahkan untuk perusahaan terkecil.