Sekretaris-pengetik profesi

Mesin tik menghilang dari penggunaan dan pergi ke museum, tetapi kebutuhan akan seseorang yang mengetik dokumen, meletakkannya di folder yang tepat, bertemu pengunjung dan menjawab panggilan telepon belum hilang. Dalam artikel ini kita akan berbicara tentang profesi "sekretaris juru ketik" di dunia modern - fitur-fiturnya, persyaratannya, dan di mana spesialis semacam itu dibutuhkan saat ini.

Sekretaris juru ketik adalah salah satu jabatan sekretaris junior. Meskipun hari ini spesialis ini tidak lagi bekerja pada mesin tik, tetapi pada komputer, nama itu dipertahankan tidak hanya oleh tradisi, tetapi juga untuk menekankan sifat kinerja pekerjaan. (tidak seperti posisi administratif dan sekretaris dengan pangkat yang lebih tinggi - asisten manajer, asisten sekretaris, juru tulis, manajer kantor).

Informasi tentang profesi, tugas yang dilakukan terkandung dalam dua dokumen:

• "Direktori kualifikasi terpadu untuk posisi manajer, spesialis, dan karyawan lain" - disingkat EKS (sebelumnya disebut ETKS);
• standar profesional "Spesialis dalam dukungan organisasi dan dokumenter manajemen organisasi".

Prioritas untuk aplikasi adalah standar profesional. Hal ini disesuaikan dengan spesifikasi pasar modern, berisi deskripsi fungsi tenaga kerja yang lebih lengkap dan terperinci.

Standar profesional mengklasifikasikan posisi sekretaris-tukang ketik sebagai tingkat keterampilan ke-3 - yaitu, tugasnya melibatkan kontrol pekerjaan oleh spesialis senior, minimal keputusan independen dan fungsi manajemen.

Tugas utama juru ketik sekretaris adalah seperangkat teks dan dokumen, reproduksi dan sistematisasi informasi sesuai dengan templat (memindai, menyalin, mencetak ulang dokumen, mengisi formulir standar, menyortir surat menyurat, mendaftarkan dokumen masuk dan keluar).

Seperti halnya profesi apa pun, profesi sekretaris-tukang ketik memiliki karakteristiknya sendiri:

• pekerjaannya cukup menegangkan, sedangkan karyawan harus bisa melakukan pekerjaan mengetik yang monoton dan berkomunikasi dengan orang lain, menjadi wajah dan suara perusahaan.
• tidak ada daftar tugas yang ketat - sekretaris melakukan berbagai tugas kepala;
• posisi ini adalah awal yang baik untuk karir dan kesempatan untuk mendapatkan pengalaman yang berguna bagi manajer masa depan;
• pekerjaan itu dianggap perempuan (ini bahkan tercermin dalam judulnya), meskipun sekretaris laki-laki tidak kalah diminati;
• keterampilan utama adalah membangun hubungan dengan tim dengan benar, dan tidak sama sekali kecepatan mencetak.

Berdasarkan persyaratan umum standar profesional, setiap organisasi mengembangkan deskripsi pekerjaan internal - dokumen utama yang mengatur hak dan kewajiban seorang karyawan.

Dalam dokumen inilah daftar fungsi yang dilakukan seorang karyawan di organisasi tertentu ditentukan.Dalam instruksi umum, fungsionalitas dapat dengan mudah mengulangi ketentuan standar yang relevan (sebelumnya, bagian "Tanggung Jawab" sering disalin sepenuhnya dari CEN). Biasanya instruksi berisi item berikut:

• mencetak berbagai bahan ke arah kepala;
• mengatur percakapan telepon kepala.

Jika perlu, item dapat diklarifikasi, ditentukan, dan kerangka acuan dapat diperluas atau dipersempit dibandingkan dengan yang khas, jika diperlukan oleh spesifik organisasi. Misalnya, untuk juru ketik sekretaris di sekolah, poin dapat ditunjukkan bahwa dia mengatur penerbitan sertifikat yang mengkonfirmasi pekerjaan atau belajar di sekolah, dan memelihara buku catatan siswa. Dan di perusahaan komersial, ini bisa menjadi ketentuan untuk menyimpan catatan kurir dan menerbitkan sertifikat yang relevan.

Standar profesional menetapkan persyaratan minimum untuk penunjukan posisi sekretaris-tukang ketik - pendidikan menengah yang lengkap sudah cukup untuk ini.

Kursus khusus akan menjadi keuntungan tambahan. Selain itu, baik CEN maupun standar profesional dengan cara apa pun tidak membatasi persyaratan untuk sertifikat penyelesaian kursus tersebut. Oleh karena itu, Anda dapat memilih program pelatihan sekretaris dari daftar besar proposal dari pusat pelatihan publik dan swasta.

Sementara juru ketik sekretaris tidak memerlukan pelatihan pendidikan dan pengetahuan akademis yang serius, ia membutuhkan serangkaian keterampilan praktis:

• keterampilan komputer yang percaya diri, pengetahuan tentang program kantor, kemampuan untuk bekerja dengan peralatan kantor, melek huruf, kecepatan pencetakan yang cepat;
• kemampuan untuk bekerja dengan dokumentasi dalam kompetensi mereka - untuk mengetahui aturan untuk menyusun dokumen standar, surat bisnis, aturan untuk menyortir dan mendaftarkan korespondensi dan dokumen lainnya;
• mengembangkan keterampilan komunikasi, kemampuan untuk membangun hubungan dengan mitra, klien, karyawan, pengetahuan tentang etika dan etiket komunikasi bisnis, aturan untuk bekerja dengan data rahasia dan hak milik;
• pengetahuan tentang peraturan yang mengatur pekerjaan.

Seorang spesialis harus memiliki tidak hanya keterampilan profesional, tetapi juga kualitas pribadi tertentu: ia harus percaya diri, sopan, stabil secara emosional, dapat dengan cepat menavigasi situasi, menyelesaikan konflik, bekerja baik dalam mode multitasking maupun dalam pekerjaan rutin, memiliki pengorganisasian diri yang tinggi, perhatian, dan tanggung jawab.

Sebelumnya, juru ketik sekretaris bekerja di biro mesin. Saat ini, pekerjaan spesialis ini paling diminati di organisasi berikut:

• di negara bagian, struktur administrasi;
• di lembaga pendidikan (di sekolah, perguruan tinggi, universitas);
• di firma hukum, pengacara swasta, notaris;
• dalam arsip.

Juga, lowongan dapat dibuka di organisasi lain mana pun. Pada saat yang sama, di perusahaan swasta, posisinya tidak hanya dapat disebut sekretaris-tukang ketik, tetapi juga sekretaris-administrator, sekretaris di resepsi, sekretaris.