Sekretaris profesi

Di kantor hampir semua perusahaan modern, sekretaris menempati tempat khusus. Ini adalah spesialis yang membantu menjaga ketertiban dan efisiensi organisasi. Bahkan, itu adalah perantara antara manajer, karyawan, mitra, dan pelanggan. Mendapatkan posisi ini, sebagai suatu peraturan, tidak sulit - pendidikan tinggi dan pengalaman kerja yang luas tidak selalu diperlukan. Dan Anda dapat membangun karir menarik yang baik di masa depan jika Anda melakukan tugas Anda secara efisien dan bertanggung jawab.

Penyebutan profesi sekretaris telah diperhatikan sejak zaman Romawi Kuno. Menurut sejarawan, pekerja seperti itu dipekerjakan oleh bangsawan dan warga negara yang mulia atau hanya kaya. Sekretarisnya adalah pria dari kelas bawah yang memiliki pendidikan yang baik. Pada waktu itu, tugas pekerja tersebut termasuk pekerjaan kantor, korespondensi, dan sering kali keuangan dan bahkan rahasia majikan.

Di Rusia, posisi sekretaris muncul pada 1720 berkat Peter I. Persyaratan ketat dikenakan pada profesi - pendidikan, pengetahuan hukum yang baik, pemahaman tentang semua seluk-beluk dan spesifik. Posisi sekretaris pribadi telah diminati sejak 1840.- banyak manajer dari berbagai perusahaan sering mulai membutuhkan asisten pribadi.

Profesi modern seorang sekretaris sering kali merupakan resepsi dan pekerjaan organisasi di kantor - membantu tidak hanya manajer, tetapi juga kolega dan pengunjung. Saat ini, sekretaris dianggap sebagai wajah perusahaan, dan pengunjung menilai soliditas seluruh perusahaan dari penampilannya. Saat ini, profesi ini dianggap didominasi perempuan karena kekhususannya. Dalam perkembangan profesinya, beberapa arah sekretariat telah terbentuk, tergantung pada spesialisasinya.

• Sekretaris kantor (manajer kantor). Tanggung jawab adalah distribusi panggilan telepon, pertemuan tamu, memenuhi instruksi dari manajemen dan memastikan fungsi kantor yang stabil (memesan alat tulis, air, dll.). Untuk memperoleh suatu jabatan, seorang pegawai tidak memerlukan pendidikan khusus. Dalam jenjang karir, posisi ini sering menjadi posisi awal.

• Sekretaris-referensi. Jabatannya mirip dengan pekerjaan seorang manajer kantor, tetapi lebih bertanggung jawab dan kompleks. Di sini, tanggung jawab akan menjadi persiapan solusi desain, mengedit dokumen, menyusun teks untuk pidato kepala di berbagai acara, serta sebagian kontrol pekerjaan karyawan organisasi. Untuk mendapatkan posisi tersebut diperlukan adanya pendidikan khusus (kursus, pusat pelatihan).

• Asisten pribadi untuk kepala. Posisi ini dianggap kehormatan. Asisten seperti itu perlu membangun hubungan dengan manajemen dan menciptakan suasana saling percaya.Untuk melakukan tugas, Anda memerlukan pengetahuan tentang spesifikasi profesi, dasar-dasar pekerjaan kantor, ketahanan terhadap stres, dan kepercayaan diri. Pekerjaan itu, sebagai suatu peraturan, terdiri dari penyelesaian tugas-tugas organisasi dan administrasi.

Selain profesi ini, ada beberapa spesialisasi dengan spesifik yang sempit.

• Staf. Seorang karyawan yang mengatur dokumentasi, menyusun faktur, mendaftarkan korespondensi masuk dan keluar, dan membuat arsip.
• Sekretaris-penerjemah. Selain tugas utama, tingkat kemahiran bahasa asing yang tinggi akan diperlukan. Karyawan mengambil bagian dalam negosiasi dengan mitra asing.
• Pegawai pengadilan. Karyawan melayani di pengadilan, memeriksa kehadiran orang di rapat, membuat risalah sidang, menyusun tindakan peradilan dan melakukan berbagai tugas hakim.
• Sekretaris Teknis. Untuk melakukan tugas, Anda harus menguasai metode pencetakan "buta", menjawab panggilan telepon dan dapat bekerja dengan peralatan kantor.

Fitur karakteristik tambahan dari profesi modern adalah:

• korespondensi bisnis;
• mengetik kecepatan tinggi dengan metode "buta" - tanpa melihat keyboard dan menggunakan 10 jari;
• Kemampuan untuk menggunakan berbagai peralatan kantor;
• kemampuan untuk mensistematisasikan dokumentasi (korespondensi, arsip).

Keuntungan dari profesi dapat disebut sebagai berikut:

• tidak ada aktivitas fisik;
• ada peluang untuk memperoleh keterampilan komunikasi yang penting dan menjalin kontak yang bermanfaat;
• tidak perlu memiliki keahlian khusus untuk mendapatkan pekerjaan;
• bekerja dalam kondisi yang nyaman;
• dalam beberapa kasus, Anda dapat menggunakan peralatan kantor (mesin fotokopi, pindaian) untuk keperluan pribadi;
• terkadang Anda dapat menggabungkan studi dan pekerjaan.

Seperti dalam profesi lain, posisi sekretaris memiliki kelemahan:

• kehadiran konstan dalam pikiran manajemen;
• penampilan sempurna setiap hari (terutama penting di perusahaan besar);
• tugas dengan jenis dan pekerjaan rutin yang sama (seringkali menjadi ciri organisasi kecil);
• pekerjaan sering membuat stres;
• pemenuhan tugas pribadi atasan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan;
• jarang ada kesempatan untuk realisasi diri;
• mode operasi mungkin tidak teratur.

Prospek pengembangan sekretaris sering dipertanyakan. Beberapa manajer tidak terburu-buru untuk kehilangan karyawan yang baik dan memindahkannya ke posisi lain. Lainnya dalam kaitannya dengan pekerja yang bertanggung jawab, pekerja keras dan profesional menunjukkan pengertian dan sering dipromosikan.

Sebuah dokumen yang dirancang untuk mengatur hak dan kewajiban seorang karyawan adalah deskripsi pekerjaan, sama pentingnya bagi sekretaris dan manajemen. Ini berisi hak dan kewajiban kedua belah pihak dalam perjanjian kerja, yang memungkinkan untuk digunakan sebagai alat untuk koordinasi proses produksi yang efektif.

Tidak ada bentuk instruksi tunggal, sehingga dapat dikompilasi menggunakan template yang sudah jadi, atau Anda dapat mengembangkan dokumen Anda sendiri. Saat menyusun dokumen, penting untuk mempertimbangkan bahwa di setiap perusahaan, sekretaris melakukan fungsi yang berbeda, meskipun pekerjaan utama sama.

Uraian pekerjaan harus dibuat dengan mempertimbangkan standar profesional dan mencakup bagian utama berikut.

• Ketentuan umum.
• Fungsi.
• Tanggung jawab pekerjaan.
• Hak.
• Sebuah tanggung jawab.

Selain tugas utama, fungsi tambahan dapat ditambahkan ke deskripsi pekerjaan, dengan mempertimbangkan spesialisasi. Jadi, instruksi dari juru tulis, sekretaris teknis, militer atau sekretaris ilmiah akan berisi fungsi kesekretariatan dasar yang serupa, tetapi berbeda dalam tugas khusus yang perlu ditunjukkan dalam dokumen.

Dalam pengertian klasik, tugas utama seorang sekretaris meliputi fungsi-fungsi berikut:

• menyediakan kegiatan administrasi kepala;
• melakukan korespondensi bisnis, termasuk panggilan dan email;
• menerima dan mendistribusikan kembali korespondensi, menyiapkan dan mengirimkan tanggapan atas surat yang diterima;
• mengumpulkan dan memproses informasi yang diperlukan untuk kepala, menyediakan pekerjaan kantor;
• menerima dokumen dari karyawan untuk selanjutnya diserahkan kepada manajemen untuk ditandatangani dan disosialisasikan;
• menyiapkan rapat, rapat dan konferensi, menyimpan notulen mereka;
• membeli alat tulis dan produk lain yang diperlukan untuk memastikan kelancaran fungsi kantor;
• memecahkan masalah organisasi untuk penerimaan karyawan dan pengunjung;
• melakukan pekerjaan lain yang berhubungan dengan jabatan yang dipegang.

Tanggung jawab tambahan mungkin termasuk:

• memantau pelaksanaan instruksi dan perintah;
• memindai dan menyalin dokumentasi;
• pembatalan atau penjadwalan ulang;
• pemesanan tiket dan kamar hotel;
• penyusunan laporan biaya perjalanan;
• menyiapkan minuman dan suguhan untuk tamu.

Seorang sekretaris di tempat kerja harus sering dan banyak berkomunikasi dengan orang yang berbeda, jadi spesialis yang baik harus memenuhi persyaratan berikut:

• kerapian;
• ketepatan;
• niat baik;
• budaya bicara;
• keramahan;
• tidak ada kebiasaan buruk.

Karena sekretaris adalah "wajah" perusahaan, kriteria integral adalah penampilan karyawan yang menyenangkan. Penting untuk dicatat di sini bahwa kita berbicara tentang selera gaya dan selera, dan bukan tentang penampilan model. Wanita sering menjadi sekretaris, karena diyakini lebih fleksibel, tahan stres dan mampu menciptakan suasana nyaman di kantor.

Kekhususan pekerjaan kesekretariatan terletak pada bantuan rutin kepada kepala dalam menjalankan bisnis. Untuk alasan ini, kualitas profesional berikut sangat penting:

• sebuah tanggung jawab;
• ketepatan waktu;
• perhatian;
• pertunjukan;
• kemampuan belajar;
• organisasi.

Untuk mendapatkan pekerjaan sebagai sekretaris, Anda seringkali tidak memerlukan pendidikan tinggi, kursus khusus yang diselesaikan cukup cocok. Pengetahuan yang diperoleh di bidang psikologi, membaca cepat dan steno akan bermanfaat. Pengetahuan dasar tentang profesi sekretaris dapat diperoleh di perguruan tinggi khusus. Pelatihan tersebut tersedia bagi mereka yang telah menyelesaikan kelas 9 atau 11 sekolah, dan akan memakan waktu 1-3 tahun, tergantung pada pendidikan menengah yang tersedia.

Jika pilihan jatuh pada perusahaan yang memiliki reputasi baik, maka penting untuk mendapatkan pendidikan khusus. Misalnya, Kementerian Luar Negeri Federasi Rusia memiliki pusat pelatihan yang melatih sekretaris. Pusat ini mengajarkan siswa melek komputer, dasar-dasar pekerjaan kantor, etika dan etiket bisnis, dan bahasa Inggris. Karena universitas dalam negeri tidak menawarkan pelatihan kesekretariatan, kandidat dengan diploma di bidang filologi, komunikasi, psikologi, dan bidang serupa lainnya memiliki keuntungan. Beberapa perusahaan menyediakan pelatihan bagi kandidat yang bersedia mereka pekerjakan.

Anda dapat bekerja sebagai sekretaris di organisasi terkemuka, di bisnis kecil, dan di lembaga pemerintah, seperti sekolah atau universitas. Saat ini, hampir setiap pemimpin membutuhkan sekretaris atau asisten. Posisi sekretaris diselimuti berbagai mitos - beberapa berbicara tentang awal karir yang menarik dari profesi ini, sementara yang lain berpendapat bahwa hampir tidak mungkin untuk mendapatkan promosi.

Bahkan, kemajuan karir sangat tergantung pada kualitas pribadi. Inisiatif dan kerja keras akan membantu Anda pindah ke posisi yang lebih tinggi di perusahaan, misalnya pertama sebagai asisten manajer, lalu menjadi manajer. Pengembangan lebih lanjut di perusahaan akan berada di tangan spesialis itu sendiri.

Di awal karir, sulit untuk mengandalkan gaji yang tinggi. Untuk pekerja tanpa pengalaman, majikan biasanya menawarkan gaji 15.000-20.000 rubel. tergantung wilayah tempat tinggal. Di kota-kota besar, upah biasanya lebih tinggi. Gaji rata-rata karyawan berpengalaman adalah 30.000-45.000 rubel. di seluruh Rusia. Spesialis berkualifikasi lebih tinggi, misalnya, asisten pribadi untuk manajer dan referensi, mendapatkan 60.000-80.000 rubel.