Budaya komunikasi bisnis

Keterampilan komunikasi bisnis diperlukan untuk karier yang sukses di bidang apa pun: keberhasilan dalam komunikasi korporat akan sangat bergantung pada keterampilan komunikasi sehari-hari, tetapi bidang profesional memiliki kekhususannya sendiri. Budaya komunikasi bisnis adalah cara berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, bawahan dan mitra, serta aturan-aturan tertentu. Sangat penting untuk membangun komunikasi tergantung pada situasi, tujuan dan sasaran, serta dapat dengan cepat beradaptasi dengan situasi yang berubah.

Budaya komunikatif adalah konsep yang lebih luas daripada seperangkat tindak tutur. Itu terdiri dari banyak komponen. Dalam budaya komunikasi bisnis, penampilan sangat penting: itu harus sesuai dengan bidang aktivitas Anda dan situasi spesifik.

Biasanya ada seragam untuk bekerja dengan klien, setelan bisnis untuk bekerja di kantor, orang-orang dari profesi kreatif berpakaian dengan cara tertentu, dan mereka yang menduduki posisi kepemimpinan perlu menekankan status mereka dengan pakaian dan aksesori. Tampaknya penampilan tidak berhubungan langsung dengan komunikasi bisnis. Namun, kesan pertama yang Anda buatlah yang menentukan sikap lawan bicara terhadap Anda. Jika kesan ini negatif, banyak upaya harus dikeluarkan dalam proses dialog untuk direhabilitasi.

Bahasa nonverbal sama pentingnya dalam komunikasi. Postur, gerak tubuh, dan sikap Anda sangat penting dalam hal psikologi. Cobalah untuk menjaga ekspresi wajah Anda tetap rendah. Gestikulasi sangat penting, tetapi harus moderat, tidak terlalu intens.

Jika Anda ingin berdialog dengan pasangan, lebih baik memilih pose terbuka. Anda dapat mencoba untuk secara diam-diam beradaptasi dengan postur lawan bicara. Agar tidak dianggap agresif, kontak mata hanya perlu beberapa detik. Duduk di meja perundingan tidak berhadapan langsung dengan lawan bicaranya, melainkan sedikit ke samping.

Apa yang Anda katakan sama pentingnya dengan bagaimana Anda mengatakannya. Sangat penting untuk memiliki informasi yang dapat dipercaya, dapat beroperasi dengan fakta dan secara kompeten membangun isi diskusi.

Penting untuk memilih kata-kata, intonasi, postur dan gerak tubuh untuk situasi tertentu, karena dalam kasus yang berbeda, perilaku yang berbeda akan sesuai. Budaya komunikasi bisnis, tergantung pada situasi dan tujuan yang ingin dicapai, dapat dibagi menjadi beberapa jenis:

• Tipe mentor menyiratkan peningkatan. Opsi ini khas untuk proses pelatihan magang, untuk acara pendidikan dan ilmiah, untuk menjelaskan momen kerja individu kepada bawahan, serta untuk kerja tim dengan rekan kerja jika Anda adalah spesialis di bidang yang kurang mereka pahami.Sangat sering, komunikasi semacam itu dibangun dalam bentuk monolog, tetapi dalam komunikasi bisnis modern, dialog dianggap lebih disukai: bahkan dalam proses pembelajaran, cobalah untuk melibatkan lawan bicara Anda dalam diskusi dan dengarkan sudut pandang mereka.
• Tipe motivasi bertujuan untuk menarik minat seseorang dalam proyek, meyakinkannya tentang kelayakan pekerjaan ini atau itu, membantu karyawan untuk percaya pada diri mereka sendiri dan merasa lebih percaya diri dalam beberapa bisnis baru atau yang hanya sulit. Untuk sukses, cobalah untuk menghindari frasa dan klise yang umum. Hal terbaik adalah memberi contoh pribadi, menceritakan kisah Anda sendiri dan menjelaskan dengan kata-kata Anda sendiri apa yang sebenarnya menarik Anda ke proyek tertentu.
• tipe konfrontatif budaya komunikatif memprovokasi lawan bicara untuk menolak Anda, tidak setuju dengan sudut pandang Anda. Jenis ini mencakup sejumlah teknik yang digunakan jika terjadi konflik kepentingan. Paling sering, situasi konfrontasi adalah tipikal untuk negosiasi, serta untuk meningkatkan perhatian ketika bekerja dengan audiens yang pasif dan tidak aktif.
• Jenis informasi yang paling netral - dalam kerangkanya, Anda dapat dengan mudah menyampaikan informasi ini atau itu kepada pendengar. Cobalah untuk menghindari pencampuran jenis informasi dengan orang lain. Jika tujuannya adalah untuk memberi tahu lawan bicara, Anda tidak boleh mencoba mengajarinya, menulari dia dengan antusiasme Anda atau terlibat dalam konflik. Pada saat yang sama, presentasi harus dapat dipahami - untuk ini, cobalah beradaptasi dengan lawan bicara dan jelaskan semuanya menggunakan contoh yang dapat dimengerti olehnya.

Sebagian besar masalah penting yang terkait dengan kegiatan profesional biasanya diselesaikan dalam proses komunikasi pribadi.Untuk orang-orang yang ramah dan terbuka yang tahu bagaimana menyajikan informasi dengan benar (melalui gerak tubuh, ekspresi wajah, dan intonasi), ini lebih merupakan nilai plus daripada minus. Dalam komunikasi bisnis pribadi, isi diskusi tidak memainkan peran kunci, yang utama adalah menjalin kontak dan menyatakan posisi Anda dengan benar.

Komunikasi pribadi dapat terdiri dari monolog yang cukup panjang atau, sebaliknya, frasa yang kurang lebih pendek. Dalam kedua kasus, sangat penting untuk tidak hanya menyajikan informasi seolah-olah Anda sedang menulis ringkasan, tetapi untuk menyampaikannya kepada lawan bicara tertentu, menyesuaikan dengannya. Sebelum bernegosiasi, tuliskan poin-poin penting yang ingin Anda diskusikan, tetapi jangan pernah menghafal pidato - perlu untuk mengubah sifat narasi, urutan, contoh (tergantung pada reaksi pendengar).

Dengan cara yang sama, Anda perlu bekerja dengan intonasi dan gerak tubuh. Jika Anda kehilangan perhatian lawan bicara, buat pidato lebih emosional. Jika Anda merasakan konfrontasi yang tidak diinginkan dengan pasangan Anda, cobalah meniru postur dan gerak tubuh orang tersebut. Sangat penting untuk tidak bertindak terlalu pendiam, jika tidak penyajian informasi akan membosankan, dan Anda akan tampil sebagai orang yang tidak aman.

Dalam percakapan pribadi, seringkali perlu secara spontan membuat keputusan yang sulit. Jika proses negosiasi tidak menyentuh topik yang Anda harapkan, sangat penting untuk tetap tenang. Cobalah untuk tidak bereaksi terhadap masalah dengan kegembiraan yang berlebihan, selalu jawab dengan tenang. Jika Anda tidak dapat segera memutuskan keputusan apa yang harus diambil, Anda selalu dapat meluangkan waktu untuk berpikir dan menimbang semua keuntungan dan kerugian dalam lingkungan yang tenang.

Banyak masalah sekarang diselesaikan melalui telepon. Biasanya ini adalah klarifikasi kecil dari beberapa informasi atau masalah organisasi: misalnya, saat melakukan panggilan telepon, rekan kerja sering mengklarifikasi nama dan nomor pasti, membuat janji, memberi atau menerima tugas. Percakapan telepon yang panjang biasanya terjadi hanya dalam kasus-kasus di mana tidak ada kesempatan untuk bertemu secara langsung. Pada saat yang sama, panggilan video yang memiliki kekhasan masing-masing, semakin banyak digunakan untuk komunikasi yang lebih lengkap.

Untuk percakapan telepon yang sukses yang melibatkan momen kerja, Anda harus mempertimbangkan nuansa berikut:

• Jika Anda menelepon seseorang, penting untuk menanyakan apakah orang tersebut nyaman berbicara sekarang. Menelepon setelah jam kerja di sebagian besar perusahaan tidak diterima secara etiket (kecuali ada perjanjian terpisah).
• Ingatlah bahwa mungkin ada gangguan pada komunikasi - atau suara asing dapat mengganggu percakapan. Saat berbicara di telepon, penting untuk berbicara sejelas mungkin dan tidak terlalu cepat.
• Bangun pidato Anda sehingga sespesifik mungkin dan dirasakan persis seperti yang Anda maksudkan. Dalam proses komunikasi pribadi, ekspresi wajah dan gerak tubuh memainkan peran yang sangat penting - ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami petunjuk lawan bicara, meremehkan, dan motif tersembunyi. Saat berbicara di telepon, Anda kehilangan kesempatan ini.
• Cobalah untuk membahas masalah yang diperlukan di telepon sesingkat mungkin. Untuk negosiasi yang rumit atau diskusi yang kontroversial, percakapan telepon jarang cocok, jadi penting untuk menyebutkan hanya yang paling penting. Detail sebaiknya didiskusikan secara langsung atau melalui video.

Panggilan video dalam budaya perusahaan modern sekarang mulai semakin sering digunakan.Pertama, mereka membantu menjaga kontak dengan mitra dari berbagai negara dan bernegosiasi seefisien mungkin. Kedua, banyak orang sekarang bekerja dari rumah dari jarak jauh, dan panggilan video memudahkan untuk menyelesaikan masalah apa pun.

Jika Anda akan melakukan percakapan bisnis seperti itu, penting untuk memperhatikan hal-hal berikut:

• Penampilan Anda akan membuat perbedaan besar. Bahkan jika Anda berada di rumah, cobalah untuk berpakaian dengan gaya bisnis.
• Temukan tempat di rumah Anda di mana latar belakangnya kurang lebih netral. Jika ada dapur, TV yang berfungsi atau anak-anak yang bermain di latar belakang, ini dapat mengganggu penyelesaian masalah bisnis.
• Banyak orang sekarang menggunakan headphone, tetapi perlu diingat bahwa headphone memungkinkan Anda untuk mendengar orang lain lebih baik, tetapi mereka tidak menjamin bahwa orang lain dapat mendengar Anda dengan baik jika Anda berbicara melalui kebisingan. Jika Anda sedang menangani masalah perusahaan dari rumah, mintalah keluarga Anda untuk diam atau hanya duduk di ruang pribadi.
• Di depan kamera, sangat penting untuk mengontrol gerakan dan ekspresi wajah Anda sendiri. Bukan hal yang aneh jika komunikasi menjadi salah, gambar dimuat dengan lambat, dan ekspresi wajah yang buruk disorot.
• Jika Anda mendiskusikan masalah serius yang mengharuskan Anda untuk memiliki catatan atau dokumentasi di depan mata Anda, persiapkan semua ini terlebih dahulu (sebelum panggilan) dan kirimkan materi yang diperlukan ke lawan bicara Anda.

Banyak masalah dalam organisasi sekarang diselesaikan dengan korespondensi. Salah satu keuntungan dari komunikasi bisnis tersebut adalah struktur informasi. Jika dalam proses komunikasi langsung Anda tidak dapat memperhatikan poin-poin tertentu yang penting bagi lawan bicara (atau hanya melupakan informasi yang diperlukan), dalam bentuk rekaman dimungkinkan untuk memperhitungkan semua nuansa.

Jika Anda banyak berkomunikasi dengan rekan kerja dan sahabat pena, sangat penting untuk dapat menulis dengan benar. Editor teks tidak selalu memperbaiki kesalahan tata bahasa dengan benar, jadi Anda tidak boleh mengandalkannya sepenuhnya - jika Anda tidak yakin tentang ejaan kata, periksa diri Anda di kamus. Hati-hati saat mengirim pesan teks dari ponsel dan tablet - dengan fungsi input otomatis, kata-kata Anda dapat diganti oleh orang lain, dan pesannya akan menjadi tidak berarti.

Korespondensi bisnis dianggap oleh banyak orang sebagai tugas yang lebih mudah daripada negosiasi langsung - memang, selalu ada waktu untuk memikirkan pesannya, dan dalam proses dialog nyata, Anda harus merespons secara spontan. Namun, kekurangannya adalah Anda tidak mendapatkan reaksi spontan dari lawan bicara, dan ini merupakan aspek psikologis yang penting.

Baca lebih lanjut tentang budaya komunikasi bisnis, lihat di bawah.