Etika dan aturan dasar komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah cara komunikasi antara orang-orang dalam kegiatan bisnis mereka atau pelaksanaan tugas pekerjaan. Artinya, ini adalah jenis komunikasi yang terkait dengan proses menghasilkan produk atau menyediakan layanan dan tidak terkait dengan hubungan pribadi atau sosial antara orang-orang.

Komunikasi bisnis yang beradab dibangun di atas kepatuhan para pesertanya terhadap aturan dan norma tidak tertulis tertentu yang berkontribusi pada pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh para pihak dan pemeliharaan hubungan bisnis yang baik di antara mereka, yang diperlukan untuk interaksi lebih lanjut yang saling menguntungkan.

Perbedaan utama antara hubungan bisnis dan lainnya adalah peraturan mereka. Ini menyiratkan adanya batas-batas tertentu dalam hubungan, ditentukan oleh tradisi budaya, prinsip moral universal dan persyaratan etika profesional.

Etika komunikasi bisnis adalah salah satu komponen etika umum, yang memiliki semua karakteristik yang terakhir. Dalam pengertian umum, konsep ini dapat dipandang sebagai portofolio gagasan tentang moralitas, norma-norma dan aturan-aturannya yang membimbing orang-orang dalam hubungan mereka satu sama lain dalam proses kegiatan produksi.

Prinsip utama etika bisnis adalah:

• memperoleh manfaat dengan jumlah maksimum peserta dalam hubungan bisnis;
• memastikan akses yang sama untuk semua peserta dalam hubungan dengan subjek hubungan bisnis.

Dalam komunikasi bisnis, selalu ada kontradiksi yang sangat tajam antara standar etika dan esensi aktivitas kewirausahaan, yang dipecahkan oleh para pebisnis dengan cara yang berbeda. Bagaimanapun, keputusan ini bermuara pada salah satu posisi utama:

• Inti dari posisi pragmatis atau prinsip utilitarianisme adalah bahwa etika dan bisnis adalah konsep yang tidak sesuai. Hal utama adalah mencapai indikator keuntungan maksimum dengan cara apa pun. Pengusaha yang menganut sudut pandang ini berusaha menghindari pembicaraan tentang moralitas, kewajiban sosial, dan standar etika.
• Posisi beradab atau prinsip imperatif moral didasarkan pada fakta bahwa etikalah yang dapat membantu memaksimalkan keuntungan, memperluas atau memperkuat kontak bisnis, memperkenalkan dan memperkuat aturan perilaku etis dalam masyarakat secara keseluruhan, yang tidak dapat tidak berkontribusi pada kemakmuran bisnis lebih lanjut.

Etika bisnis saat ini menggunakan pengetahuan dari berbagai bidang (etika, psikologi, organisasi ilmiah perburuhan).

Ada beberapa tugas utama etiket:

• Adanya standar perilaku tertentu yang ditetapkan dan kebutuhan untuk mematuhinya menyederhanakan prosedur komunikasi baik dengan organisasi lain maupun dengan tenaga kerja, karena jauh lebih cepat dan lebih mudah untuk bekerja sesuai dengan model yang diterima secara umum. Tunduk pada etiket bisnis, peserta komunikasi secara akurat membayangkan apa yang dapat diharapkan dari satu sama lain.
• Etiket berkontribusi pada pemeliharaan hubungan normal dengan perwakilan dari lingkungan eksternal organisasi, serta penciptaan lingkungan kerja dalam tim.
• Hal ini juga mendukung kenyamanan moral setiap partisipan dalam berkomunikasi. Dalam kehidupan seseorang, stabilitas mental seringkali lebih penting daripada kenyamanan fisik. Adanya aturan hubungan profesional memberikan kontribusi terhadap kepuasan kerja seseorang.

Prinsip-prinsip dasar etiket bisnis didasarkan pada kenyataan bahwa ketika membuat keputusan, seseorang harus memastikan bahwa batas-batas tindakan digabungkan dengan nilai-nilai moral dari peserta lain dalam komunikasi dan dapat dikoordinasikan dengan kepentingan mereka. Pada saat yang sama, koordinasi harus memiliki tujuan yang dibenarkan secara moral, untuk pencapaian yang hanya digunakan alat yang sesuai secara etis.

Ada beberapa prinsip dasar:

• Interpersonalitas. Setiap komunikasi, termasuk bisnis, terjadi antara orang-orang dengan karakteristik pribadi mereka.Dan meskipun komunikasi di antara mereka memiliki orientasi profesional, sikap interpersonal tetap akan berdampak pada proses interaksi.
• Kontinuitas. Inti dari prinsip ini terletak pada inisiasi kontak konstan oleh para peserta komunikasi, jika mereka saling berhadapan. Berdasarkan fakta bahwa orang berkomunikasi baik secara verbal maupun non-verbal, mereka terus-menerus berbagi informasi tertentu satu sama lain, di mana setiap peserta dalam komunikasi melampirkan maknanya sendiri dan menarik kesimpulannya sendiri.
• Tujuan. Setiap interaksi memiliki tujuan tertentu atau beberapa tujuan. Namun, mereka bisa eksplisit dan implisit. Berbicara kepada audiens, pembicara memiliki tujuan eksplisit untuk menyampaikan materi tertentu kepada audiens, dan tujuan implisit - misalnya, untuk menunjukkan kepada audiens kecerdasan dan kefasihannya yang luar biasa.
• Multidimensi. Prinsip ini mengasumsikan bahwa dalam hubungan bisnis tidak hanya terjadi pertukaran informasi, tetapi juga pengaturan hubungan antara para pihak. Artinya, dalam interaksi profesional, para pesertanya saling menularkan sikap emosional mereka, yang bertindak sebagai pengatur ikatan bisnis mereka.

Berdasarkan tugas dan prinsip etika bisnis di atas, dimungkinkan untuk merumuskan aturan etika profesional yang sama-sama diperlukan untuk kepatuhan baik karyawan biasa dalam tim maupun kepala atau pemilik perusahaan.

Mereka adalah salah satu alat kunci untuk sukses dalam profesi atau bisnis:

• Akurasi dan ketepatan waktu. Sebagai bagian dari hubungan profesional atau komersial, Anda harus berusaha untuk tidak pernah terlambat bekerja, rapat, atau rapat bisnis. Lagi pula, tingkat rasa hormat dan kepercayaan pada seseorang yang membuat dirinya menunggu sepanjang waktu dan pada saat yang sama membuang waktu orang lain dengan cepat menurun. Kualitas seperti itu di pihak orang lain berbicara tentang ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan ritme kehidupan modern, rasa tidak aman. Penting juga untuk menghargai waktu orang lain dan tidak menggunakannya untuk percakapan yang tidak perlu tanpa izin mereka.
• Organisasi ruang kerja yang efisien. Tempat kerja dapat berbicara dengan fasih tentang pemiliknya. Jelas bahwa jika disimpan dalam urutan, hal yang sama dapat dikatakan tentang pikiran seseorang. Selain itu, secara signifikan menghemat waktu kerja. Lagi pula, perlu banyak waktu untuk menemukan dokumen yang tepat di desktop yang penuh dengan kertas.
• Komunikasi yang sopan dan menghormati orang lain. Dalam hubungan bisnis, penting untuk menghormati dan berusaha memahami lawan bicara, untuk dapat menempatkan diri Anda pada tempatnya dan melihat situasi melalui matanya. Penghinaan dan penghinaan di bidang profesional tidak dapat diterima, serta meneriakkan, ekspresi "kuat" dan kekasaran. Anda harus dapat bertindak tidak hanya untuk kepentingan Anda sendiri. Pada saat yang sama, seseorang tidak boleh menunjukkan altruisme yang berlebihan.Jenis perilaku ini mungkin menunjukkan kelembutan yang berlebihan.

• Penampilan yang sesuai dengan situasi. Anda harus selalu ingat bahwa penampilan merupakan komponen penting dalam komunikasi bisnis. Hal utama dalam gambar bukanlah keberadaan atribut yang mahal, tetapi kerapian dan akurasi. Jika gaya berpakaian tertentu diadopsi di kantor, maka lebih baik untuk mematuhinya agar tidak menimbulkan sikap negatif terhadap diri sendiri baik dari manajemen maupun dari rekan kerja.
• suasana kerja. Jika seorang karyawan berorientasi pada hasil, maka ini memiliki efek positif pada karirnya dan efisiensi perusahaan. Sikap "slipshod" tidak pernah menimbulkan rasa percaya diri. Dengan karyawan seperti itu, perusahaan hampir tidak bisa berharap untuk mencapai tujuannya.
• Gestur yang tertahan. Jangan lupakan ruang pribadi. Etiket bisnis tidak menerima kontak taktil antara peserta komunikasi. Berciuman dan menyentuh tidak diperbolehkan. Satu-satunya hal yang bisa terjadi adalah jabat tangan. Ada baiknya juga meminimalkan berbagai gerak tubuh dan ekspresi wajah, karena mereka dapat dengan mudah menentukan sindiran atau ketidakpastian. Punggung harus tetap lurus, pandangan harus tegas, dan gerakannya jelas.

• Aturan untuk semua orang. Etika bisnis adalah sama untuk semua orang, baik pria maupun wanita. Seorang wanita bisnis juga dapat berjabat tangan dengan lawan bicara. Pada saat yang sama, dia tidak bisa menggoda, melemparkan pandangan yang jelas, atau mengerjai. Fitur karakter peserta dalam hubungan bisnis tidak boleh dipublikasikan. Ketat dan menahan diri adalah aturan dasar yang harus diikuti dalam lingkungan kerja.
• Hirarki. Dalam komunikasi bisnis, bukan gender yang dikedepankan, melainkan prinsip hierarki. Artinya, status seorang pegawai ditentukan oleh tempatnya dalam jenjang karir. Ketaatan pada subordinasi adalah salah satu aturan terpenting dalam hubungan bisnis.
• Hubungan dalam tim. Mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan tidak mungkin tanpa tim yang efektif. Tim yang baik dibangun di atas interaksi yang tepat antara anggotanya (hubungan yang setara, tidak adanya "favorit" dan "korban", tidak dapat diterimanya hubungan pribadi).

• Kerahasiaan. Karyawan harus dapat menjaga kerahasiaan informasi, rahasia dinas, tidak membicarakan keadaan di perusahaan, memantau perlindungan data pribadi.
• Nada bisnis dalam huruf. Korespondensi yang dikirim atas nama perusahaan, atau sebagai tanggapan atas dokumen apa pun, harus mematuhi aturan korespondensi bisnis.

Dalam masyarakat tradisional, dalam kaitannya dengan nilai dan norma etika bisnis dalam suatu organisasi Ada beberapa jenis perilaku manusia:

• "Berdisiplin" - seorang karyawan yang mengabdi pada organisasi yang sepenuhnya menerima norma-norma perilaku yang dianut di dalamnya dan berperilaku sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan konflik kepentingan (sendiri dan perusahaan).
• "dapat beradaptasi" - seorang karyawan yang berperilaku sesuai dengan standar yang berlaku umum di perusahaan, tetapi tidak menerima nilai-nilainya. Terlepas dari kenyataan bahwa karyawan seperti itu mengikuti aturan, ia tidak dapat disebut setia dan setia kepada perusahaan. Dalam kondisi ekstrim baginya, dia mungkin melakukan tindakan yang bertentangan dengan nilai-nilai perusahaan.
• "Asli" - tipe karyawan yang berbagi nilai-nilai perusahaan, tetapi norma-norma perilaku yang ditetapkan di dalamnya tidak dapat diterima olehnya. Dalam hal ini, orang tersebut mungkin memiliki konflik dengan manajemen dan rekan kerja. Adaptasi yang berhasil dari karyawan semacam itu hanya mungkin jika perusahaan, sebagai pengecualian, mengizinkannya untuk tidak mengikuti norma-norma umum.
• "Pemberontak" - seorang karyawan yang nilai dan aturan yang ditetapkan dalam organisasi adalah asing. Meskipun diperingatkan, ia memecahkan penghalang dan terus-menerus bentrok dengan orang lain di semua tingkat hierarki. Kebutuhan untuk mematuhi pola-pola tertentu dianggap negatif olehnya. Alasan untuk ini mungkin karena keengganan untuk memahami pentingnya norma dan nilai perusahaan, dan kurangnya keterampilan yang diperlukan untuk ini.

Fitur komunikasi, karena tugas profesional atau kebutuhan bisnis, tergantung pada tingkat apa atau di antara tingkat hierarki manajemen apa komunikasi itu terjadi. Mari kita pertimbangkan setiap jenis interaksi secara terpisah.

Isi utama aturan etika dalam komunikasi antara bawahan dan pemimpin direduksi menjadi beberapa sorotan:

• Bawahan, melalui perilakunya, harus berkontribusi untuk menjaga suasana psikologis yang nyaman dalam tim dan membantu atasannya dalam hal ini.
• Upaya bawahan untuk memimpin atasan akan dianggap sebagai manifestasi ketidakpatuhan terhadap prinsip hierarkis dan sikap tidak hormat. Bawahan berhak menyampaikan pendapatnya kepada pimpinan, tetapi dalam bentuk yang benar dan dengan memperhatikan kedudukannya.
• Nada kategoris saat berkomunikasi dengan manajemen tidak diperbolehkan.
• Banding ke kepala kepala dianggap tidak dapat diterima.

Fitur kategori hubungan dalam arah vertikal dari atas ke bawah ditentukan oleh aturan: Anda perlu membangun hubungan dengan bawahan seperti yang Anda inginkan untuk hubungan dengan seorang pemimpin.

Pemimpin harus:

• berusaha untuk menciptakan tim yang kohesif berjuang untuk mencapai tujuan bersama;
• mencari tahu penyebab kesulitan yang timbul dalam proses kegiatan profesional;
• menarik perhatian bawahan atas perintah pimpinan yang belum mereka penuhi;
• untuk menghargai jasa bawahan mereka;
• mempercayai bawahan Anda;
• mengakui kesalahan Anda;
• Perlakukan semua karyawan secara setara.

Manajer tidak dapat:

• mengkritik kepribadian karyawan;
• membuat komentar di depan bawahan lainnya;
• menunjukkan kepada karyawan bahwa manajer tidak mengendalikan situasi.

Inti dari aturan tata krama tentang arah hubungan secara horizontal terletak pada ketaatan pada prinsip empati, yaitu menampilkan diri sebagai rekan kerja.

Berikut adalah beberapa contoh aturan etiket di tingkat karyawan-karyawan:

• memanggil rekan kerja dengan nama, karena jalan untuk menjalin hubungan persahabatan terletak melalui nama seseorang;
• tersenyum dan menunjukkan sikap ramah terhadap rekan kerja;
• cobalah untuk mendengarkan rekan kerja, dan bukan hanya diri Anda sendiri;
• memperlakukan setiap karyawan sebagai individu;
• memperlakukan rekan kerja se-tidak memihak mungkin;
• mencoba berbagi tanggung jawab saat melakukan tugas bersama;
• jangan membuat janji yang tidak realistis.

Pelajari lebih lanjut tentang keterampilan komunikasi bisnis yang paling penting dalam video berikut.