Tahapan komunikasi bisnis

Keterampilan komunikasi adalah salah satu syarat terpenting untuk komunikasi yang sukses antara orang-orang, bertukar informasi dan mencapai hasil yang diinginkan. Etiket bisnis telah mulai digunakan sejak munculnya hubungan pasar. Banyak budaya mengalokasikan ceruk terpisah untuknya dalam hubungan antara orang-orang, mengangkat mereka ke peringkat upacara. Dan ini membuahkan hasil, karena etiket bisnis membantu menjalin kontak dengan mitra, dan keberhasilan suatu perusahaan sangat bergantung pada perilaku orang-orang selama pertemuan bisnis.

Tidak seperti komunikasi sehari-hari biasa, komunikasi bisnis memiliki prinsip tersendiri yang jelas dan ditujukan untuk mencapai tujuan tertentu melalui kesepakatan dan pemenuhan kewajiban. Lingkungan bisnis memungkinkan Anda untuk membuat kenalan baru yang bermanfaat, yang menjadi sandaran keberhasilan usaha. Tetapi tidak selalu mitra masa depan dapat bersimpati satu sama lain dan menemukan titik temu.

Kontak bisnis melibatkan perolehan manfaat. Hal lain dianggap sama, orang yang memiliki pengetahuan dan aturan etiket bisnis akan menang. Ini dapat dengan mudah dilihat dalam contoh interaksi dua pengusaha, salah satunya dengan mudah dan alami mengarahkan lawan bicara pada kesimpulan yang dia butuhkan, dan yang kedua tidak memiliki keterampilan komunikasi bisnis atau pidato dan terpaksa kehilangan peluang bisnis yang menguntungkan. lagi dan lagi.

Dengan demikian, komunikasi bisnis adalah sistem keterampilan yang mencakup seluruh rentang perilaku komunikatif:

• budaya komunikasi (diadopsi di negara tertentu);
• pidato;
• etika bisnis (aturan dan norma);
• psikologi hubungan;
• logika membangun pidato (lisan dan tulisan);
• gambar;
• timbre dan intonasi suara.

Di dunia modern, komunikasi bisnis disajikan dalam beberapa bentuk sekaligus:

• percakapan bisnis - ini adalah komunikasi lisan atau virtual antara rekan kerja atau mitra, yang bertujuan untuk membahas masalah bisnis. Paling sering, percakapan terjadi antara peserta di area bisnis yang sama yang memahami secara spesifik dialog ini dan mampu mempertahankan percakapan tentang topik profesional yang sempit.
• pertemuan bisnis - diskusi yang diarahkan dengan jelas, tugas-tugas yang mencakup pemecahan masalah organisasi saat ini, menganalisis informasi yang tersedia bagi para peserta, membangun garis perilaku lebih lanjut, membuat dan menyuarakan keputusan.

• Korespondensi bisnis - ini adalah komunikasi resmi melalui surat bisnis, tidak termasuk manifestasi keakraban atau bahasa gaul. Surat bisnis adalah dokumen yang berisi pesan bisnis dan dibuat sesuai dengan semua standar korespondensi bisnis.Biasanya, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik, bentuk surat bisnis dilengkapi dengan logo, data alamat perusahaan atau lembaga. Juga, dalam surat bisnis, markup tertentu pada halaman diamati.
• Berbicara di depan umum - Interaksi antara pembicara dan pendengar. Jenis komunikasi bisnis ini kompleks dan membutuhkan keterampilan pidato. Pembicara harus sekompeten mungkin dalam masalah yang disuarakan dan memiliki keterampilan berpidato, untuk menarik dan meyakinkan audiens. Menurut jenis penyajian materi, pidato publik dapat bersifat informasional (laporan), menghasut (agitasi), persuading (pidato khidmat).

Memahami secara spesifik dan pentingnya komunikasi bisnis mengarah pada kesimpulan bahwa itu dapat dan harus dipelajari.

Kepatuhan terhadap aturan etiket bisnis diperlukan untuk keberhasilan membangun hubungan bisnis antara mitra bisnis, kolega, diplomat dari berbagai negara. Budaya dan perilaku di kalangan bisnis bisa sangat berbeda satu sama lain, tetapi ada norma-norma perilaku yang diterima secara umum yang harus dipatuhi oleh setiap orang yang menghargai diri sendiri, terlepas dari milik masyarakat tertentu.

• Ketepatan waktu. Dalam lingkungan bisnis, pepatah "Waktu adalah uang" relevan, jadi terlambat untuk rapat dan membuat lawan bicara Anda menunggu adalah hal yang tidak etis.
• Wajib. Pemenuhan kewajiban yang dilakukan adalah dasar dari reputasi yang baik, yang tanpanya interaksi yang sukses dalam lingkungan bisnis tidak mungkin terjadi.
• Kerahasiaan. Kemampuan untuk menjaga kerahasiaan data yang terpercaya dan menjaga rahasia perusahaan merupakan salah satu syarat untuk saling percaya dan kerjasama yang utuh.
• Sikap hormat. Menghormati lawan bicara, kemampuan untuk mendengarkan, diilhami oleh apa yang dikatakan menentukan diri sendiri, membuka peluang luas untuk menjalin kontak. Keterampilan ini juga berguna saat berinteraksi dengan karyawan dan bawahan.

• Harga diri. Sejauh persepsi diri sendiri dalam proses komunikasi yang bersangkutan, seseorang harus dapat menemukan "sarana emas". Tanggapi kritik atau saran dengan tenang, tetapi juga jangan biarkan diri Anda dimanipulasi, dapat menghentikan upaya tekanan dengan bermartabat, mengembalikan percakapan ke jalur yang benar.
• Oratorium. Kemampuan untuk mengekspresikan pikiran dengan jelas, menyampaikan makna pidato kepada lawan bicara, tanpa menyumbat frasa dengan kata-kata yang tidak pantas dan tanpa mengalihkan pikiran dari topik pembicaraan. Kemampuan ini tidak diberikan secara alami kepada semua orang, jadi pidato perlu diberikan waktu dalam pelatihan Anda.
• melek huruf. Kemurnian ucapan sangat bergantung pada kemampuan membaca seseorang, dan kemampuan menulis tanpa kesalahan adalah persyaratan wajib dalam lingkungan bisnis.
• Penampilan. Di dunia modern, sudah ada aturan berpakaian (clothing code), yang menyiratkan suatu bentuk pakaian tertentu untuk mengunjungi tempat kerja, acara, organisasi atau institusi. Biasanya ini adalah setelan bisnis untuk pria dan wanita, satu set perhiasan dan aksesori standar.Dalam kasus kunjungan pertama ke organisasi atau acara tertentu yang tidak diketahui, Anda harus mencari tahu terlebih dahulu tentang aturan berpakaian yang diadopsi.

Dalam struktur komunikasi bisnis, empat tahap dapat dibedakan, yang urutannya akan memungkinkan tercapainya efek maksimum dalam negosiasi.

Di sinilah kesan pertama itu penting. Saat mempersiapkan pertemuan dengan lawan bicara, akan berguna untuk bekerja dengan informasi terlebih dahulu: rentang minat lawan bicara, lingkungan dan ciri-ciri budayanya, aturan dan tradisi yang penting bagi lawan bicara. Ini akan memungkinkan Anda untuk merasa lebih percaya diri dan memperlakukan fitur tertentu dari pasangan Anda dengan hormat.

Frase pertama yang dibangun dengan benar adalah kunci sukses dalam komunikasi lebih lanjut. Anda harus mulai dengan menarik perhatian dan lokasi lawan ke diri Anda sendiri. Ini akan membantu keramahan manusia biasa, kesopanan, manifestasi minat sopan pada kepribadian lawan bicara, mengucapkan namanya.

Dalam proses mendiskusikan tugas, perlu untuk mendengarkan "gelombang" yang sama dengan lawan bicara. Hasil ini dapat dicapai jika Anda dengan cermat mengamati keadaan emosi pasangan atau suasana emosional umum di dalam kelompok dalam hal negosiasi dengan audiens.

Pengetahuan tentang tiga saluran persepsi utama akan membantu menyelaraskan dengan lawan bicara: penglihatan, pendengaran, dan kinestetik (ini termasuk sentuhan, penciuman, posisi tubuh, gerak tubuh, dan ekspresi wajah).

Konsentrasi langsung pada topik rapat, pembahasan masalah dan tugas. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mencapai kesepakatan yang sepuas mungkin bagi kedua belah pihak.

Pada tahap ketiga, beberapa fase digunakan yang membentuk esensi kontak:

• mengidentifikasi motif dan tujuan lawan bicara;
• pemeliharaan perhatian: penting untuk melihat utas utama percakapan, tidak mengalihkan ke samping dan tidak melompat dari topik ke topik;
• argumentasi dan persuasi: diterapkan jika terjadi perbedaan pendapat;
• memperbaiki hasilnya adalah momen kritis dalam percakapan ketika komunikasi tentang topik ini harus diselesaikan, terlepas dari hasilnya, perasaan batin ini datang dengan pengalaman dan tergantung pada pengamatan, kemampuan untuk dengan jelas menangkap perubahan sekecil apa pun dalam latar belakang emosional lawan bicara .

Kesan umum pertemuan itu terbentuk pada tahap terakhir komunikasi bisnis dan paling jelas terekam dalam ingatan. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengakhiri percakapan dengan benar dapat menjadi faktor penentu dalam kerjasama lebih lanjut.

Untuk mempelajari cara berkomunikasi dengan indah, lihat video berikutnya.