Manajer proyek: siapa itu dan apa fungsinya?

Ketika mereka mengatakan "dokter", "tukang las", "guru" atau bahkan "ahli meteorologi", semua orang kurang lebih memahami siapa mereka dan apa yang mereka lakukan. Tetapi "manajer proyek" terdengar lebih tidak dapat dipahami. Benar, tidak begitu sulit untuk memahami hal ini, Anda hanya perlu melihat tugas pokok dan fungsinya, mempelajari persyaratan untuk posisi itu.

Profesi "manajer proyek" (dalam beberapa sumber disebut dalam bahasa Inggris sebagai Manajer proyek) lebih formal disebut sebagai "manajer portofolio proyek". Jadi, sudah mengikuti dari namanya bahwa spesialis ini biasanya tidak bekerja dengan satu proyek: ada beberapa di antaranya sekaligus, dan Anda perlu menyeimbangkan perhatian Anda dengan hati-hati. Manajer proyek dapat bekerja dengan organisasi dari berbagai profil:

• studio web;
• penerbit;
• struktur perdagangan;
• perusahaan industri;
• kelompok musik;
• perusahaan untuk pengangkutan barang;
• real estate dan agen asuransi dan sebagainya.

Tampaknya tidak ada kesamaan di antara bidang-bidang ini, dan tidak ada tempat untuk satu spesialis di semuanya. Namun, tidak. Di bidang apa pun, kesuksesan tergantung pada pemilihan tim, strukturnya, dan pembagian tanggung jawab. Pada tiga poin inilah perhatian utama manajer proyek difokuskan. Mereka tidak memberi perintah untuk "mengirim kargo ini dan itu ke tempat ini dan itu dengan mobil ini", "tahun ini kita akan tur ke sana" atau "memulai produksi tabung aluminium dengan penampang melintang. 20mm”.

Salah satu manfaat telah disebutkan. Ini adalah sesuatu yang manajer proyek, pada prinsipnya, dapat menemukan tempat untuk dirinya sendiri di bidang kegiatan apa pun. Namun, kerugian serius juga berasal dari ini: tidak semua orang cukup jelas mengapa spesialis seperti itu diperlukan sama sekali. Jadi ternyata di organisasi yang berbeda tanggung jawabnya tidak sama. Dalam beberapa kasus, manajer proyek dipercayakan dengan pemilihan kontraktor, menyusun rencana saat ini dan jangka panjang, dan membuat keputusan operasional. Di tempat lain, mereka hanya dipercayakan dengan fungsi sekretaris dan koordinator sederhana, dan mereka tidak diizinkan untuk menangani hal-hal penting dan bahkan informasi penting. Jika kita berbicara tentang manajemen proyek yang sebenarnya, maka ini adalah pekerjaan yang agak gugup. Anda akan selalu harus:

• waspadai keadaan beberapa area aktivitas, mungkin lebih dari satu;
• mempelajari, setidaknya secara umum, “siapa melakukan apa dan mengapa”;
• mengikuti berita dalam profesi terkait;
• dapat membuat keputusan cepat dengan kurangnya informasi;
• menemukan kontak dengan berbagai orang dan bahkan membantu mereka menjalin hubungan kerja satu sama lain;
• langsung beralih di antara proyek yang berbeda.

Tapi ini adalah area yang ideal untuk penerapan kekuatan bagi orang-orang yang mudah bergaul yang siap menghadapi risiko seperti itu, untuk tekanan emosional dan intelektual yang konstan. Bekerja sebagai manajer proyek mengajarkan tanggung jawab dan kemampuan untuk cepat beradaptasi dengan situasi yang paling sulit. Bahkan jika di tempat kerja atau dalam kehidupan sehari-hari beberapa masalah "jatuh" pada orang seperti itu sekaligus, solusinya akan ditemukan secepat dan seefisien mungkin. Di banyak daerah, manajer proyek sering bepergian, kadang-kadang bahkan ke luar negeri - ini dapat dianggap sebagai plus dan minus.

Profesional seperti itu harus tahan dengan informasi yang berlebihan. Dan tidak hanya dengan informasi: bagi para pelaksana langsung dan para pemimpinnya, bisnis apa pun, komplikasi apa pun dalam bisnis ini diwarnai secara emosional. Tidak peduli bagaimana manajer mengabstraksi dari emosi ini, mereka akan tetap menyusulnya. Dan jika beberapa rencana gagal, bahkan untuk alasan obyektif yang tidak dapat diprediksi, orang yang bertanggung jawab atas proyek paling sering disalahkan.

Tugas pekerjaan seorang manajer proyek dapat sangat bergantung pada area tempat dia bekerja. Orang ini berinteraksi dengan pelanggan (dengan manajemen organisasi atau dengan orang lain yang menetapkan tujuan utama). Dia terlibat dalam definisi persyaratan utama, prioritas persyaratan ini. Ini diasumsikan bahwa spesialis seperti itu siap kapan saja untuk menunjukkan apa yang telah dilakukan dan dicapai untuk setiap tugas, apa yang masih harus dilakukan dalam waktu dekat. Tunjukkan tidak hanya "pada kenyataannya, bahwa ada sesuatu yang berfungsi dan siap", tetapi juga dalam format laporan lengkap.

Posisi manajer proyek adalah pemantauan kepatuhan secara teratur dan bahkan terus-menerus terhadap tenggat waktu. Spesialis ini adalah asisten pertama untuk manajemen umum. Dialah yang harus segera memberi tahu dia jika terjadi kesalahan, sumber daya baru, keputusan utama baru, karyawan tambahan dalam proyek diperlukan. Pada saat yang sama, dia juga harus membangun hubungan yang paling saling percaya dengan karyawan di semua tingkatan. Cukup bagi satu orang untuk melewatkan atau tidak cukup terlibat dalam masalah ini untuk membuat kegagalan yang mengerikan.

Namun manajer proyek harus berinteraksi lebih dalam lagi dengan tim yang dia "dapatkan". Ia harus berpartisipasi dalam perekrutan dan pembentukan kelompok, dalam pembagian tanggung jawab di antara para peserta. Dalam redistribusi, jika perlu, dalam pelatihan dan pengenalan keterampilan yang diperlukan.

Manajer dukungan proyek juga melakukan banyak hal pada poin-poin seperti itu:

• organisasi proses kerja;
• mengatur interaksi secara real time;
• resolusi konflik;
• kontrol kualitas dari pekerjaan yang dilakukan;
• identifikasi pelaku yang paling efektif dan paling tidak efektif;
• perbandingan berbagai versi produk, yang dikembangkan secara independen oleh masing-masing pemain;
• memantau profitabilitas dan kelayakan praktis proyek.

Tetapi ini semua adalah karakteristik dalam kasus umum. Dan manajer proyek juga dibagi menjadi spesialisasi yang lebih pribadi. Mari kita ambil spesialis penggajian. Karyawan tersebut berfungsi di hampir semua bank komersial. Singkatnya, mereka sedang mengembangkan produk perbankan asli - membebankan uang ke kartu gaji karyawan.

Jumlah proyek penggajian di perusahaan mana pun dapat berupa apa saja - Ini ditentukan oleh kenyamanan akuntansi dan akuntansi keuangan. Oleh karena itu, manajer harus siap bekerja dengan proyek dengan berbagai ukuran. Namun, skala ini tidak mempengaruhi tingkat tanggung jawab. Bagaimanapun spesialis harus mencoba melakukan segalanya untuk membuatnya lebih menguntungkan bagi perusahaan untuk bekerja sama dengannya, dan tidak mencari bank lain. Karena itu, ia harus mempelajari nuansa alur kerja, dokumentasi keuangan dan akuntansi, perpajakan, dan pergerakan arus keuangan.

Lain halnya dengan manajer proyek konstruksi. Dia harus memantau bagaimana penggunaan teknologi terbaru di lokasi konstruksi berjalan. Dalam konteks perkembangan pesat industri konstruksi, yang khas untuk negara kita, spesialis ini pasti akan menemukan kegunaannya sendiri. Setiap konstruksi membutuhkan:

• seperangkat perjanjian;
• rencana dan jadwal yang jelas;
• pembuktian indikator ekonomi dan teknologi;
• mengadakan tender dan pembelian;
• pemilihan peralatan dan bahan;
• pemilihan karyawan untuk pekerjaan langsung;
• pelacakan keamanan properti di lokasi konstruksi atau di fasilitas gudang yang digunakan;
• interaksi penuh dengan organisasi yang bertanggung jawab atas perumahan dan infrastruktur komunal.

Dalam setiap proses ini, setiap saat, sesuatu bisa salah. Dan manajer proyek harus mengantisipasi komplikasi seperti itu. Dan jika masalah memang muncul, adalah kewajibannya yang sah untuk memperbaiki masalah itu sesegera mungkin.

Manajer proyek pendidikan agak berbeda dalam hal ini.. Ia mencari, misalnya, dosen untuk program pendidikan baru. Ini memantau hasil program yang ada untuk menarik orang dan mendidik mereka sepenuhnya. Dalam kegiatan seperti itu, tidak mungkin dilakukan tanpa kontak yang sangat dekat dengan pemasar dan manajer penjualan, di satu sisi, guru (dosen) dan siswa, di sisi lain.

Status yang tampaknya misterius seperti itu patut mendapat perhatian khusus karena manajer proyek digital. Sangat mudah untuk memahami, setelah membaca istilah itu sendiri dengan cermat, bahwa spesialis ini berkonsentrasi pada semua karya yang dibawa ke ruang digital. Dan jumlahnya semakin banyak setiap tahun. Tetapi aktivitas perusahaan di server jarak jauh dan di aplikasi cloud harus dikoordinasikan dengan sangat hati-hati. Meskipun mungkin tampak virtual, pada kenyataannya, kerugian dari keputusan yang salah, dari ketidakkonsistenan dalam pekerjaan atau kebocoran informasi diukur dengan uang yang sangat nyata.

Manajer proyek digital berkewajiban untuk mencapai transparansi yang lebih besar dalam semua pertukaran informasi dan manajemen dalam organisasi. Kedengarannya tidak begitu jelas, tetapi lebih mudah untuk mengatakan ini: untuk memperjelas dari mana keputusan atau tindakan ini atau itu berasal, siapa yang memprakarsainya. Dengan demikian, kepemimpinan akan memahami dengan jelas siapa yang harus dihargai dan didorong, dan siapa yang harus dihukum karena inisiatif yang tidak tepat atau bahkan dikeluarkan karena tidak bertindak.

Anda juga akan membutuhkan:

• memberikan akses termudah ke informasi yang diperlukan;
• untuk membatasi akses ini, mengalokasikan ke masing-masing lingkaran data tertentu yang diperlukan untuk bekerja (tetapi tidak lebih);
• ubah grafik sesuai kebutuhan;
• mendistribusikan kembali tanggung jawab.

BIM-manajer-desainer dalam banyak hal merupakan profesi yang unik. Secara resmi, itu akan muncul di negara kita hanya pada tahun 2020. Namun faktanya, sudah ada kebutuhan mendesak untuk teknologi kelas BIM sekarang. Intinya adalah bahwa manajer seperti itu menyertai proyek selama pelaksanaannya. Dia harus menyatukan semua parameter praktis dan ekonomis dari program untuk mengoperasikannya bersama-sama.

Proyek yang dibuat dan diawasi oleh manajer BIM dibangun sedemikian rupa sehingga bahkan dengan perubahan sebagian pada indikator, semua parameter dependen akan secara otomatis diubah dengan tepat. Paling sering, istilah BIM mengacu pada industri konstruksi. Ini melibatkan kompilasi model tiga dimensi khusus dari objek yang diteliti.

Sudah gambaran singkat tentang kegiatan utama manajer proyek dan fitur kegiatannya menunjukkan: orang ini harus tahan terhadap stres berat. Dan bahkan untuk beberapa tekanan sekaligus, karena terkadang Anda harus melakukan beberapa pekerjaan sekaligus. Pada saat yang sama, manajer proyek harus "multitasking", yaitu, langsung beralih di antara kasus-kasus yang terpisah. Dia harus memiliki kualitas kepemimpinan untuk memimpin orang pada waktu yang tepat. Atau hanya agar instruksinya ditanggapi dengan serius. Berikut ini juga akan memainkan peran penting:

• tingkat intelektual umum;
• kepemilikan terminologi profesional di bidang tertentu di mana proyek sedang dilaksanakan;
• keramahan;
• fleksibilitas;
• kemampuan untuk menganalisis sejumlah besar informasi;
• orientasi hasil;
• ketekunan dan tujuan;
• disiplin diri;
• kemampuan untuk secara ketat mengalokasikan waktu Anda dan menahan godaan untuk menyesuaikan jadwal.

Keterampilan profesional dasar adalah:

• pengalaman di posisi yang lebih rendah di bidang apa pun;
• pengalaman kepemimpinan praktis (minimal 1 tahun);
• pengetahuan menyeluruh tentang bidang kegiatan tertentu;
• Kemahiran bahasa Inggris di tingkat lisan dan tulisan;
• kemampuan untuk "mengatakan tidak" tepat waktu kepada tim dan perwakilan individunya, dan bahkan kepada pelanggan (agar tidak terlibat dengan apa yang jelas-jelas tidak dapat dicapai);
• kesiapan dan kemampuan untuk mengintegrasikan ke dalam proses bisnis saat ini;
• pemikiran strategis dan perhatian terhadap detail;
• kemampuan untuk bernegosiasi;
• pengetahuan tentang pasar dan karakteristik konsumen.

Poin dasar untuk menguasai profesi ini diberikan oleh pengalaman lain dalam profesi lain. Tetapi tidak mungkin untuk membatasi diri Anda pada ini dan menonton video tematik di Internet. Pastikan untuk mencoba magang tematik di studio atau agensi dengan spesialisasi yang sesuai. Anda juga dapat mencoba mendaftar di kursus persiapan tatap muka. Pencarian pekerjaan paling baik dilakukan di bidang yang sudah dikenal.Mereka yang datang ke manajer proyek dari kedokteran - di klinik komersial, manajer penjualan - di bidang perdagangan, dan sebagainya. Anda juga harus mempertimbangkan:

• kebutuhan untuk mempelajari dengan cermat daftar tanggung jawab pekerjaan sebelum menanggapi lowongan;
• kebingungan dalam deskripsi pekerjaan untuk manajer proyek dengan manajer penjualan, pemasar, dan sebagainya;
• kebutuhan untuk lulus tes;
• parameter optimal dari pengujian ini (personel yang baik di perusahaan yang baik akan mengevaluasi manajer proyek dalam beberapa jam, dan tidak akan melakukan pengujian selama berjam-jam);
• kesempatan untuk mendapatkan hampir semua pekerjaan tanpa pengalaman atau dengan pengalaman minimal.