Manajer pembelian: tanggung jawab dan persyaratan pekerjaan

Dalam masyarakat modern, profesi manajer cukup populer dan diminati, tetapi tidak semua orang sepenuhnya memahami esensi dari jenis kegiatan ini. Selain itu, banyak orang memiliki gagasan yang agak umum tentang pekerjaan ini, dan hanya sedikit orang yang tahu bahwa profesi manajerial dibagi menjadi banyak cabang yang terpisah. Misalnya, manajer SDM berspesialisasi dalam pemilihan personel yang memenuhi syarat, dan manajer acara mendasarkan aktivitas mereka pada pengorganisasian berbagai jenis acara. Ada juga industri spesialis pengadaan, yang kegiatannya secara fundamental berbeda dari perwakilan lain dari profesi ini.

Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci esensi kegiatan manajer pengadaan, tanggung jawab pekerjaan utama, persyaratan, dan nuansa penting lainnya yang terkait dengan profesi ini.

Manajer pembelian adalah bagian yang agak penting dari staf perusahaan mana pun, terutama dalam hal perusahaan perdagangan. Tepat tugas spesialis ini termasuk mencari penawaran perdagangan yang paling menguntungkan, berkomunikasi dengan pemasok, membeli semua yang diperlukan dan menyiapkan dokumentasi yang relevan.

Di beberapa perusahaan besar, bahkan departemen khusus dibuat untuk tujuan ini, yang karyawannya memiliki tugas tertentu yang dibatasi, berkat pekerjaan mereka lebih terkoordinasi dan terukur, karena lebih dari satu orang terlibat dalam keseluruhan proses, masing-masing, ada tidak terburu-buru, risiko kebingungan diminimalkan. Misalnya, praktik pendistribusian karyawan ke dalam departemen adalah tipikal untuk organisasi yang terlibat dalam pengadaan publik. Ini bisa berupa produk pertanian dari spektrum yang berbeda, serta berbagai varietas dan jenis tanaman biji-bijian. Dalam beberapa kasus, manajer bahkan mungkin memerlukan asisten yang dapat dipercayakan beberapa tanggung jawab untuk pembelian biji-bijian dan produk lainnya.

Sangat sering, departemen pembelian dapat berbaris sebagai berikut:

• manajer umum menempati posisi terdepan di departemen dan bagian utama dari tanggung jawab, masing-masing, terletak padanya, yang membuatnya bertanggung jawab atas pekerjaan seluruh departemen;
• manajer memiliki beberapa asisten yang menyederhanakan pekerjaannya, yang dapat membantu menemukan penawaran yang menguntungkan dan mengatur pertemuan dengan pemasok.

Seperti bidang kegiatan lainnya, profesi manajer pembelian memiliki kelebihan, tetapi bukannya tanpa kekurangan.

Keuntungan yang tidak dapat disangkal adalah sebagai berikut:

• studi terus-menerus tentang pasar proposal, yang dalam satu atau lain cara berkontribusi pada pengembangan keterampilan profesional yang lebih intensif;
• berkat sejumlah besar kontak dengan produsen berbagai barang dan perwakilan perusahaan penjualan, Anda bisa mendapatkan lingkaran kenalan yang baik yang mungkin berguna di kemudian hari;
• dalam beberapa kasus, dimungkinkan untuk membeli barang-barang buatan luar negeri, yang tidak dapat dipilih dari jauh, karena kualitas produk harus diverifikasi secara pribadi; itulah sebabnya spesialis di bidang ini diberikan perjalanan bisnis reguler ke luar negeri, di mana Anda juga dapat menemukan waktu untuk rekreasi pribadi;
• tingkat upah akan selalu tergantung secara pribadi pada keterampilan dan profesionalisme Anda, sehingga Anda dapat yakin bahwa pekerjaan yang benar-benar berkualitas akan selalu dihargai.

Di antara kekurangannya, berikut ini paling sering dicatat:

• tingkat tanggung jawab yang sangat tinggi yang diberikan kepada seorang spesialis - berfungsinya perusahaan secara keseluruhan tergantung pada manajer pembelian, karena kualitas barang dan profitabilitas transaksi akan secara langsung mempengaruhi posisi keuangan perusahaan;
• dengan tidak adanya bahan dan bahan baku yang diperlukan dari pemasok biasa, spesialis harus segera mencari yang baru, bernegosiasi dan menyusun persyaratan kontrak baru;
• perlu menghitung dengan benar jumlah barang dan bahan baku yang akan dibeli, karena kekurangan dapat menyebabkan masalah dalam produksi, dan kelebihan dapat menyebabkan masalah dalam rencana keuangan.

Tanggung jawab pekerjaan seorang manajer pengadaan, serta fungsi yang dilakukan oleh spesialis ini, sangat beragam, meskipun pada akhirnya bermuara pada satu hal - pengadaan.

Mari kita lihat lebih dekat apa yang sebenarnya dilakukan oleh jenis profesional ini:

• Seperti disebutkan sebelumnya, tanggung jawab utama adalah menyediakan perusahaan dengan segala sesuatu yang diperlukan untuk berfungsinya;
• setiap petugas pengadaan harus tahu bagaimana menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pemasok yang adabagaimana menemukan penawaran baru yang menguntungkan;
• persiapan aplikasi di waktu saat ini, yang akan menunjukkan pesanan di masa mendatang - salah satu tugas utama;
• proses pasokan harus dikontrol dengan hati-hati, terutama dalam hal kerja sama dengan pemasok baru, sehingga tanggung jawab manajer juga mencakup pelacakan pengiriman;
• selain itu, spesialis harus terlibat dalam pemantauan konstan pasar pasokan, sedang mencari pemasok baru, serta melacak perubahan dalam kisaran yang lama;
• sesuai dengan tingkat penjualan, yang dapat meningkat atau menurun, itu juga perlu untuk memperbaiki jumlah bahan yang dibeliagar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan;
• sangat penting untuk melacak penawaran baru dari pemasok reguler, karena dalam kasus seperti itu dimungkinkan untuk menyetujui persyaratan transaksi yang lebih menguntungkan;
• dalam hal pembelian bahan mentah kategori apa pun, misalnya, untuk produksi makanan atau restoran, perlu untuk memastikan kualitas barang, serta tanggal kedaluwarsanya;
• dan, tentu saja, itu perlu menyelesaikan masalah keuangan tepat waktuuntuk menghindari hutang kepada pemasok.

Pencari kerja yang ingin menghubungkan aktivitasnya dengan profesi ini harus menyadari bahwa ada persyaratan tertentu yang tidak hanya terkait dengan standar profesional, tetapi juga kualitas pribadi. Tanpa kombinasi semua persyaratan dan tingkat kompetensi tertentu, tidak mungkin menjadi profesional sejati di bidang Anda.

Tentu saja, seseorang yang memegang posisi seperti itu harus sangat menonjol dan memiliki posisi hidup yang aktif dan percaya diri. Hal ini diperlukan untuk mencari penawaran komersial yang menguntungkan yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Selain itu, "inti" internal yang solid akan membantu Anda berinteraksi secara kompeten dengan pesaing dan mempertahankan persaingan yang sehat. Orang yang percaya diri yang juga memiliki kualitas seperti keramahan, kepositifan, dan keramahan akan merasa lebih mudah untuk bernegosiasi dan menemukan bahasa yang sama dengan mitra langsung. Manajer pembelian dengan pola pikir analitis akan dapat dengan mudah menyelesaikan tugas yang paling rumit sekalipun, jika tidak menguntungkan perusahaannya, setidaknya tidak merugikannya.

Tanggung jawab dan ketepatan waktu akan membantu dalam interaksi dengan atasan dan mitra, karena kualitas ini akan membantu Anda terlihat lebih profesional di mata orang lain. Pembelajar yang cepat, tekad, dan tingkat efisiensi yang tinggi adalah kualitas yang akan membantu Anda berkembang di bidang profesional dan mencapai pertumbuhan karir yang lebih cepat.

Ada juga banyak karakteristik kepribadian lain yang harus dimiliki oleh agen pembelian profesional. Tetapi dalam hal ini, kualitas utama disajikan, yang tanpanya tidak mungkin menjadi spesialis yang andal di bidang Anda.

Adapun pengetahuan dan keterampilan profesional, semuanya sedikit lebih rumit di sini. Faktanya adalah bahwa Anda dapat melakukannya tanpa beberapa kualitas pribadi jika spesialis fasih dalam keterampilan profesional, tetapi majikan tidak dapat menutup mata dengan tidak adanya bahkan beberapa dari mereka, bahkan jika Anda adalah pemilik karakteristik pribadi yang sangat menarik.

Spesialis harus memiliki pengetahuan dan keterampilan berikut:

• Pertama-tama, standar profesional mendefinisikan kebutuhan akan pendidikan tinggi dalam manajemenberkat itu Anda akan mengetahui semua seluk-beluk pekerjaan, setidaknya secara teori, jika tidak ada pengalaman praktis;
• tidak mungkin dilakukan tanpa tingkat pelatihan tertentu dalam negosiasi bisnis; sangat dihargai adalah karyawan yang telah menyelesaikan kursus pelatihan di bidang ini, di mana semua seluk-beluk dan nuansa penting dari proses dipelajari secara rinci;
• dalam beberapa kasus mungkin perlu untuk bekerja dengan volume yang sangat besar dari informasi yang berbeda, oleh karena itu, seorang profesional sejati harus menguasai materi dengan baik dan dapat dengan cepat mengalihkan perhatian dari satu tugas ke tugas lainnya;
• Di samping itu, Harus memiliki pengetahuan tentang logistikdan juga memiliki tingkat pengetahuan tertentu di bidang sistem hukum perdata dan komersial;
• selamat datang pengetahuan di bidang harga, penggunaan komputer pribadi yang percaya diri dan pengalaman dalam penjualan.

Tidak diragukan lagi, setiap spesialis harus memiliki pendidikan khusus di bidangnya, yang memungkinkan dia, setidaknya secara teori, untuk mendapatkan gambaran tentang posisi yang harus dia ambil di masa depan. Namun seringkali banyak orang beranggapan bahwa untuk bekerja di bidang pengadaan cukup hanya memiliki ijazah yang menegaskan kualifikasi di bidang manajemen. Pendapat ini keliru, karena perlu memiliki pengetahuan yang lebih sempit dan khusus tentang bidang ini. Bahkan jika Anda memiliki pendidikan tinggi dalam manajemen, Anda pasti perlu mengikuti kursus pelatihan ulang atau mengikuti kursus pendidikan tambahan di bidang manajemen pengadaan dan secara terpisah membiasakan diri dengan pengadaan publikyang pada dasarnya berbeda dari kegiatan komersial perusahaan swasta.

Selain itu, banyak pengusaha yang mendukung diadakannya pelatihan rutin bagi karyawan mereka, yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka, sesuai dengan perubahan situasi di pasar dan ekonomi negara. Anda harus siap dengan kenyataan bahwa ketika Anda mendapatkan posisi ini di perusahaan mana pun, dalam format dan skala apa pun, awalnya Anda akan memulai karir Anda dengan magang berbayar, setelah berhasil menyelesaikannya Anda sudah dapat dianggap sebagai manajer pembelian penuh. Di masa depan, agar karyawan tidak kehilangan motivasi untuk bekerja, bos harus menarik minat spesialis, memberi mereka kesempatan untuk pertumbuhan karier.Misalnya, di perusahaan besar di mana terdapat seluruh departemen pembelian, Anda dapat memulai karir Anda sebagai spesialis junior, kemudian dipromosikan menjadi profesional menengah atau senior dan secara bertahap naik ke posisi kepala departemen.

Agar semua pelamar memperhatikan Anda, Anda harus menulis resume yang kompeten di mana Anda akan disajikan dalam cahaya yang paling menguntungkan bagi majikan.

Pertimbangkan aturan dasar berikut untuk menulis resume:

• jangan merentangkan cerita tentang diri Anda dan pencapaian Anda di beberapa halaman; informasi harus singkat dan jelas;
• sangat dilarang untuk memutarbalikkan faktamengenai pendidikan dan pengalaman kerja Anda, karena Anda perlu mendokumentasikan informasi ini dengan ijazah pendidikan atau buku kerja;
• desain harus konsisten, jadi disarankan untuk menggunakan teknik yang sama untuk menyorot detail penting apa pun, serta satu font;
• untuk mendapatkan lokasi majikan yang menguntungkan terlebih dahulu, Lampirkan foto Anda ke resume Anda; yang terbaik adalah jika itu adalah bidikan profesional, di mana Anda disajikan dengan cara yang agak bergaya tetapi terkendali;
• resume harus bersih dalam hal tanda baca dan ejaan, serta memiliki fokus tertentu - disarankan untuk awalnya menunjukkan posisi dan tingkat remunerasi yang Anda cita-citakan;
• indikasi pencapaian pribadiditerima di pekerjaan sebelumnya juga diterima.