Manajer kantor: siapa dia dan apa yang dia lakukan?

Dalam bisnis modern, tidak ada perusahaan yang memiliki kantor dapat melakukannya tanpa pekerjaan seorang manajer kantor. Posisi ini melibatkan administrasi dan pengelolaan alur kerja kantor organisasi.

Pada dasarnya, manajer kantor adalah tautan informatif dan pemandu tempat semua momen kerja perusahaan bertemu dan diputuskan. Dia melakukan interaksi antara kepala dan bawahan, memberi tahu karyawan biasa tentang dokumen yang ditandatangani oleh kepala, berinteraksi dengan klien perusahaan, mengontrol korespondensi, memantau kinerja perusahaan dan menyediakan kantor dengan kantor, melakukan instruksi langsung dari direktur dan para wakilnya.

Manajer kantor adalah karyawan yang menyediakan seluruh kantor dengan alur kerja yang lengkap. Deskripsi pekerjaan akan membantu Anda lebih memahami esensi pekerjaan.

Menurut pengklasifikasi profesi kerja dan posisi karyawan, profesi manajer kantor dan tugasnya berbeda secara signifikan dari profesi sekretaris. Seorang manajer kantor, pertama-tama, adalah penyelenggara ruang kantor perusahaan, seorang manajer dan administrator semua digabung menjadi satu. Profesi sekretaris menyiratkan subordinasinya kepada orang tertentu (direktur, wakil direktur, manajer puncak) dan hanya menjalankan urusannya.

Manajer kantor mengontrol semua pekerjaan kantor saat ini, terutama alur kerja kertas. Tetap tidak terganggu pengoperasian peralatan kantor, menyediakan karyawan perusahaan alat tulis, tepat waktu memperhatikan pesanan, pesanan, dan pengumuman karyawan untuk kantor, yang dikeluarkan oleh kepala, menerima panggilan telepon masuk, jika perlu, membuat kalender pertemuan dan perjalanan direktur. Dalam hal ini, lowongan itu disebut "manajer kantor dengan fungsi kesekretariatan."

Karena pekerjaan seorang manajer kantor mencakup tindakan organisasi, informatif dan administratif, tanggung jawab pekerjaannya mencakup tugas-tugas fungsional tertentu. Inilah tepatnya pekerjaan dan esensi manajer kantor, yang harus:

• mempersiapkan pekerjaan kantor untuk hari kerja baru: memeriksa pengoperasian telepon, komputer dan peralatan kantor, ketersediaan bahan habis pakai (kertas, kartrid printer isi ulang);
• mengawasi, memantau kebersihan gedung kantor, kepatuhan dengan standar sanitasi (pencahayaan penuh, ventilasi, kondisi suhu di tempat), periksa pengoperasian sistem split;
• pembelian tepat waktu perlengkapan kantor dan tepat waktu memberikannya kepada pekerja kantor;
• pesan air minum deterjen, kertas toilet, serbet;
• mengontrol alur kerja saat ini: menyiapkan dokumen, laporan, bahan kerja yang diperlukan untuk pekerjaan penuh kantor, menyelesaikan momen dan tugas kerja lainnya;
• memantau pekerjaan pengemudi dan kurir setiap hari;
• sesuai petunjuk pimpinan, manajer kantor bertanggung jawab atas distribusi tanggung jawab di antara karyawan, menetapkan tugas untuk mereka, memberi perhatian mereka informasi kerja yang diperlukan, menentukan tingkat tanggung jawab mereka, menganalisis efektivitas hasil yang diperoleh;
• menghitung dan menyiapkan perkiraan pengeluaran keuangan bulanan untuk pemeliharaan kantor, untuk mengontrol pelaksanaannya;
• menyimpan lembar waktu, jumlah hari dan jam kerja oleh setiap karyawan dalam satu bulan kalender, tepat waktu menyerahkan lembar waktu ke departemen akuntansi untuk penggajian;
• mengontrol kepatuhan terhadap disiplin kerja: tentang fakta keterlambatan, keberangkatan awal dari pekerjaan, ketidakhadiran karyawan, memberi tahu manajemen perusahaan, menyimpan catatan pelanggaran dan ketidakpatuhan terhadap aturan berpakaian;
• mengatur pertemuan, mendaftar dan membantu pengunjung dalam menyelesaikan masalah mereka.

Kompetensi utama seorang manajer kantor meliputi persiapan dan pelaksanaan negosiasi, rapat, rapat:

• ia harus menyiapkan semua bahan yang diperlukan, memastikan kehadiran semua orang yang berkepentingan di acara tersebut, menyimpan risalah rapat;
• untuk berkomunikasi dengan klien dan mitra perusahaan, mendistribusikan materi;
• menangani surat-menyurat masuk dan keluar kantor, daftarkan, kirimkan;
• membantu dan mendukung karyawan dalam penyelesaian konflik dan situasi sengketa;
• mengkoordinasikan pekerjaan kantor pada akhir hari kerja, periksa peralatan kantor, penerangan, sistem split, AC untuk pemutusan dari catu daya;
• dalam beberapa kasus, manajer kantor bertanggung jawab untuk mencari dan mempekerjakan karyawan baru (memposting informasi tentang lowongan yang diperlukan di situs khusus, meninjau resume, memilih pelamar sebelumnya, melakukan wawancara);
• menginformasikan calon pelanggan secara tertulis atau melalui telepon tentang harga pokok barang dan jasa menurut daftar harga;
• memberi saran tentang lokasi departemen perusahaan, fungsi mereka;
• mempertahankan basis pelanggan perusahaan;
• melakukan tugas memelihara situs, penempatan iklan barang dan jasa, pemesanan souvenir, percetakan, penyebaran materi informasi.

Untuk mengambil posisi manajer kantor, seorang kandidat harus memiliki keterampilan utama yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini, serta memiliki kualitas pribadi dan profesional tertentu.

Kualitas pribadi seseorang adalah komponen biologis dan sosial yang membentuk kepribadiannya. Komponen biologis seseorang menerima dari alam, orang tua dan nenek moyangnya dalam bentuk seperangkat gen tertentu. Komponen sosial - ini adalah lingkungan sosial tempat seseorang tumbuh dan dibesarkan.

Kedua komponen ini membentuk watak dan kepribadian, yang menganugerahi individu dengan kualitas-kualitas tertentu, baik yang baik maupun yang negatif. Dengan menyatukan semua ciri kepribadian seseorang, Anda bisa mendapatkan potret psikologis objektif yang andal.

Ciri-ciri kepribadian positif meliputi ciri-ciri seperti:

• kejujuran;
• ketekunan dalam mencapai tujuan;
• perhatian;
• disiplin diri;
• tanggung jawab dan organisasi;
• ketekunan, ketekunan;
• bangsawan batin;
• objektivitas;
• keramahan, kesopanan, sikap ramah terhadap orang-orang;
• ketenangan, tujuan, perhatian, ketepatan waktu;
• kurangnya konflik, kemampuan menyelesaikan perselisihan antar karyawan, optimisme dan positif dalam segala hal;
• kecepatan, kecerdasan, suka menolong;
• aktivitas, ambisi.

Di balik masing-masing ciri kepribadian ini adalah pengasuhan psikologis dan emosional seseorang, keturunannya, lingkungan sosial tempat ia dibesarkan.

Ciri-ciri kepribadian negatif meliputi:

• kurangnya perhatian, kurangnya perhatian;
• pandangan hidup yang depresif, kurangnya optimisme;
• ketidakmampuan untuk mengumpulkan pikiran tepat waktu dan secara konsisten menyelesaikan tugas;
• karakter agresif;
• kecenderungan untuk bergosip dan intrik.

Kualitas bisnis seseorang adalah kemampuannya untuk melakukan tugas dan fungsi kerja tertentu.

Dengan kualitas bisnis, seseorang dapat menilai seberapa efektif pelamar akan dapat mengatur proses kerjanya, seberapa baik dia akan melakukan tugas tenaga kerja yang diberikan kepadanya. Agar berhasil mengelola kantor, pelamar harus memiliki, selain pengetahuan dan keterampilan, kualitas bisnis tertentu, yang meliputi:

• pendidikan, tingkat keterampilan;
• pengalaman kerja;
• belajar cepat, adaptasi dengan kondisi baru;
• menuntut diri sendiri dan orang lain;
• Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan menangani banyak masalah secara bersamaan;
• berpikir analitis, kemampuan untuk berpikir secara fleksibel dan di luar kotak, menarik kesimpulan yang tepat, menggeneralisasi;
• ketajaman bisnis;
• skill kepemimpinan;
• kesediaan untuk bekerja lembur;
• keterampilan berpidato, diplomasi dan kemampuan meyakinkan;
• keterampilan komunikasi bisnis.

Kualitas profesional seseorang adalah kombinasi kualitas pribadi dan bisnis, ditambah semua keterampilan yang berhasil ia peroleh sepanjang karirnya. Dalam kegiatan profesionalnya, manajer kantor harus:

• memiliki pengetahuan tertentu keterampilan dan kemampuan di bidangnya manajemen kantor;
• secara profesional menerapkan pengetahuan dan keterampilan mereka dalam praktik;
• dapat bekerja dengan dokumen mengetahui prinsip-prinsip pengorganisasian alur kerja, aturan pembentukan arsip;
• jadilah pengguna komputer yang percaya diri dan peralatan kantor lainnya;
• memiliki pengetahuan yang mendalam tentang proses dokumen, bekerja dengan surat masuk dan keluar, mengetahui aturan pendaftarannya, membawa resolusi manajer ke divisi struktural tepat waktu, memantau tenggat waktu untuk pelaksanaan dokumen yang ditulis oleh karyawan perusahaan, mengirim korespondensi keluar melalui surat atau kurir;
• memiliki keterampilan administrasi;
• bisa mengetik dengan cepat mengetahui prinsip dan aturan untuk pembuatan dokumen tertentu (perintah, instruksi, instruksi, keputusan);
• cepat mengelola pengetahuan yang bermanfaat (kontak untuk layanan darurat, tukang listrik, tukang ledeng, layanan pengiriman makan siang);
• tahu bahasa asing (tidak selalu), meskipun di beberapa perusahaan pengetahuan bahasa asing tertentu merupakan syarat utama bagi kandidat, dan dalam hal ini manajer kantor harus fasih berbicara, membaca, dan menulis dalam bahasa asing;
• dapat berbicara dan menulis dengan benar, ungkapkan pemikiran Anda dalam bahasa sastra yang baik;
• memiliki keterampilan etika bisnis.

Tidak ada institusi pendidikan tinggi yang mengajarkan profesi manajer kantor. Anda bisa mendapatkan pelatihan dan mendapatkan diploma atau sertifikat pelatihan kejuruan di pusat pelatihan anggaran atau swasta, perguruan tinggi.

Di perusahaan besar, sebagai suatu peraturan, mereka hanya ingin melihat spesialis dengan pendidikan tinggi di posisi ini, perusahaan kecil dapat mempekerjakan seorang karyawan dengan pendidikan khusus menengah atau menengah untuk posisi ini.

Hal utama yang diperhatikan oleh setiap majikan adalah pengalaman di posisi ini, tingkat kemahiran komputer, pengetahuan tentang peralatan kantor dan kemampuan untuk mengerjakannya, pengetahuan tentang dasar-dasar pekerjaan kantor dan pengarsipan, Keterampilan bahasa asing.

Untuk menulis resume dengan benar dan mendapatkan posisi yang didambakan, Anda perlu detail, tetapi nyatakan semua informasi tentang diri Anda dengan jujur: pribadi, profesional, kualitas bisnis, pengalaman kerja di posisi yang sama, tingkat pendidikan.

Tingkat gaji yang diharapkan akan membuat majikan tahu apa yang bisa dia tawarkan dan apa yang dilamar oleh kandidat.

Jangan memberikan informasi palsu tentang pengalaman kerja, pendidikan - semua ini dapat dengan mudah diperiksa, dalam hal ini lowongan untuk pelamar menjadi tidak tersedia, dia akan ditolak begitu saja.

Kehadiran foto merupakan momen positif bagi calon, Majikan harus tahu resume siapa yang sedang dipertimbangkan. Manajer kantor adalah wajah perusahaan, dan majikan tidak peduli siapa yang akan mewakilinya.

Pastikan untuk menunjukkan tingkat pendidikan Anda, seringkali majikan untuk posisi ini menerima seorang spesialis dengan pendidikan ekonomi, hukum, psikologis atau filologi yang lebih tinggi.

Informasi tersebut akan berguna bagi majikan.

Saat menyusun resume, patuhi strukturnya:

• informasi pribadi — nama, umur, kontak;
• pribadi - bagian ini dianggap opsional, tetapi lebih baik untuk mengisinya;
• keterampilan dan kemampuan dasar - tunjukkan program kantor apa yang Anda miliki, daftar semua kursus pelatihan lanjutan, seminar, pelatihan, pelatihan tambahan lainnya yang telah Anda selesaikan;
• pengalaman kerja - daftar semua praktik Anda, magang, proyek yang diselesaikan, program sukarelawan, dalam urutan kronologis, tunjukkan perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya, pendidikan dan pelatihan (mencerminkan semua program pendidikan dan arahan yang Anda selesaikan);
• rekomendasi - di bagian ini, tunjukkan nama dan kontak orang yang dapat merekomendasikan Anda ke majikan baru, berbicara positif tentang Anda.

Jika pelamar tanpa pengalaman kerja melamar posisi manajer kantor, maka akan lebih baik untuk tidak mencantumkan bagian ini dalam resume sama sekali. Tidak perlu menunjukkan kepada majikan kurangnya pengetahuan dan keterampilan. Dalam hal ini, lebih baik menggambarkan kualitas pribadi dan bisnis Anda, pendidikan dasar dan tambahan apa yang Anda miliki (seminar, pelatihan).

Sebagai pengalaman kerja, Anda dapat menunjukkan praktik industri, magang sarjana, keterampilan dalam mengorganisir acara tertentu, partisipasi dalam olimpiade, konferensi, kompetisi, dan berbagai tes. Jika Anda memiliki pencapaian dan kesuksesan yang terkait langsung dengan pekerjaan Anda di masa depan, pastikan untuk menyertakan informasi ini dalam resume Anda.